Aufmaß bearbeiten über Microsoft Excel

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Zur externen Bearbeitung/Erfassung der Aufmaßdaten, bspw. auf einem Laptop direkt auf der Baustelle, steht Ihnen eine Auslagerungsfunktion der Aufmaßdaten in Microsoft Excel zur Verfügung. Diese ermöglicht Ihnen, nicht nur komplette Leistungsverzeichnisse, sondern bereits erfasste, bzw. vorbereitete Aufmaßblätter auszulagern und in Microsoft Excel weiterzuverarbeiten.

Voraussetzungen

Die Auslagerung Ihrer Aufmaßdaten zur externen Bearbeitung ist ausschließlich über den Programmteil Aufmaßblatt (Tabellenerfassung) möglich. Die Bearbeitung der erzeugten Aufmaß-Datei kann ausschließlich über Microsoft Excel ab Version 2007 erfolgen. Eine Bearbeitung über andere Softwareprodukte (bspw. OpenOffice) kann aufgrund speziell programmierter Makros nicht erfolgen. Auf dem Zielrechner muss demnach Microsoft Office installiert sein. Da das Excel-Aufmaß die von uns entwickelten Makros benötigt, kann die Aufmaßerfassung nur nach deren Zulassung durchgeführt werden. Es erscheint je nach Excel-Version eine Meldung beim Öffnen der Excel-Tabelle, in der Sie die Makros (Inhalte) aktivieren können.

Anleitung

Auslagerung der Aufmaßdaten in STREIT

Die Bearbeitung von ausgelagerten Aufmaßblättern im Excel-Format für eine Aufmaßnummer ist auf maximal 230 Blätter begrenzt. Diese Grenze ist durch MS-Excel vorgegeben. Werden innerhalb des Excel-Aufmaßes weitere Blätter generiert, so erscheint ein eindeutiger Hinweisdialog, der nicht ignoriert werden sollte. Ist die Anzahl von 230 Blättern nicht ausreichend, sollte eine weitere Aufmaßnummer angelegt werden. Die Bearbeitung aller weiteren Blätter erfolgt dann über eine weitere Excel-Aufmaß-Datei.

Zur Auslagerung Ihrer Aufmaßdaten, steht Ihnen im Programmteil Aufmaßblatt (Tabellenerfassung) über die Menüzeile und [Ausführen] die Funktion [Excel-Aufmaß einlagern/auslagern] zur Verfügung.

Im sich öffnenden Dialog stehen Ihnen entsprechende Funktionen zur Auslagerung und Erfassung der Daten zur Verfügung:

Aufmaß auslagern / Aufmaß einlagern
mit Einzelpreis - Steuerungsmöglichkeit, ob Einzelpreise der Positionen mit ausgelagert werden
mit Lohnminuten - Steuerungsmöglichkeit, ob Lohnminuten der Positionen mit ausgelagert werden
mit Aufmassdaten - Steuerungsmöglichkeit, ob bereits bestehende Aufmassdaten aus STREIT (evtl. bereits vorbereitete Blätter mit Hierarchien und Positionen) mit ausgelagert werden
ExcelLVAend - Steuerungsmöglichkeit, ob bestehende LV-Positionen in Excel geändert werden dürfen
ExcelLVNeuerf - Steuerungsmöglichkeit, ob neue LV-Positionen in Excel erfasst werden dürfen
ExcelMontageErf - Mehraufwand bei der Montage dürfen über zusätzliche Montagepositionen direkt im Excel-Aufmaß erfasst werden, weitere Erläuterungen finden Sie in den zusätzlichen Anleitungen im Bereich für Aufmaß bearbeiten über Microsoft Excel#Montagepositionen

Im Eingabefeld Dateipfad wird der Standard-Auslagerungspfad aus der Konstanteneinrichtung vorbelegt und kann individuell angepasst werden. Hierzu steht Ihnen zusätzlich die Ordner-Schaltfläche mit Einsprung in den Windows-Explorer zur Verfügung.

In der Eingrenzung wird das aktuelle Projekt automatisch vorgeschlagen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, Aufmaßdaten mehrere Projekte gleichzeitig, nach entsprechender Selektion aus- bzw. einzulagern. Hierzu definieren Sie einen entsprechenden von/bis-Bereich. Die Auflistung der Projekte laut Eingrenzung erfolgt über den Button [Projekte ermitteln].

In der Tabelle Import/Export wird die Projektnummer, die Bezeichnung und der Status ausgegeben. Im Datenfeld ExcelAufmaß wird automatisch die nächste Aufmaßnummer vorgeschlagen. STREIT ermittelt zur Vorschlagsfindung hierbei, ob zu dem entsprechenden Projekt bereits Aufmaß-Auslagerungen stattgefunden haben und schlägt die nächste Aufmaßnummer, ausgehend von der zuletzt ausgelagerten Nummer, vor. Der Dateipfad wird aus der vorherigen Auswahl übernommen.

Bearbeiten des Aufmaßes über Mircrosoft Excel

Öffnen der Datei

Nach erfolgreicher Auslagerung der Aufmaßdaten aus STREIT, befindet sich in dem zuvor definierten Verzeichnis ein automatisch generierter Programmordner, welcher mit der Projektnummer bezeichnet ist. In diesem Programmordner sind im Regelfall 3 Dateien hinterlegt. Eine typische Exceldatei im xls-Format, eine Zusatzdatei im csv-Format und gegebenenfalls Ihr Firmenlogo als Grafikdatei. Um das Aufmaß zu bearbeiten, öffnen Sie die xls-Datei. Die csv und die Bilddatei werden bei der ersten Anwahl automatisch in diese xls.Datei eingelesen und verarbeitet.

Aufbau der Excel-Datei

Im ersten Tabellenblatt Projekt befinden sich die allgemeinen Projektinformationen und die Adressdaten. Die eigene Firmenadresse ändern Sie, indem Sie ein beliebiges Adressfeld oben rechts per Doppelklick aufrufen. Die Firmenadresse erscheint und kann angepasst werden. Bei Anwendern von STREIT wird diese automatisch aus der STREIT-Lizenz bestückt. Auch ein Logo kann individuell hinterlegt werden. Wiederum bei Anwendern von STREIT wird das Firmenlogo automatisch eingelesen.

Im Register LV befindet sich das komplette Leistungsverzeichnis, welches 1zu1 aus STREIT übertragen wurde. Neben dem Kurztext wurde auch der Langtext übertragen. Dieser wird sichtbar, wenn Sie den Cursor über das kleine rote Dreieck im Kurztextfeld führen. Haben Sie in STREIT einer Auslagerung der Preise und Lohnminuten zugestimmt, werden diese im LV ausgegeben.

In den folgenden Tabellenblättern (Blatt 0001 - xxxx) findet die eigentliche Aufmaßerfassung statt.

Über die Anwahl der [Add-Ins] → [STREIT - Aufmaß] stehen Ihnen die verschiedenen Funktionen zur Verfügung.

Aufmaßdaten ändern/löschen

Um Aufmaßdaten im Aufmaßblatt zu ändern, klicken Sie in die Positionsnummer im Aufmaßblatt und tragen die Positions-Nr. ein.
Ist die Positions-Nummer korrekt und es soll lediglich der Text verändert werden, muss diese Änderung in der entsprechenden Position im Register LV durchgeführt werden.

Um Aufmaßdaten im Aufmaßblatt zu löschen, klicken Sie ind die bestehende Positionsnummer und löschen diese.
Positionen, die im Aufmaßblatt gelöscht werden, bleiben im Leistungsverzeichnis (Register LV) weiterhin bestehen.

Aufmaßdaten erfassen

Um Aufmaßdaten im Aufmaßblatt zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

Aufmaßblatt wählen (z. B. Register "Blatt 001")
Hierarchie/Standort erfassen
entweder...
a.) Position bereits im LV vorhanden → Positionsnummer erfassen - nach Drücken der Enter- oder Tab-Taste wird der Kurztext eingeblendet.
oder

b.) Doppelklick in das Feld der Positionsnummer → es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die passende Position suchen können - die Übernahme erfolgt über die Schaltfläche [PosNr in Aufmaßblatt übernehmen]
oder

c.) Position noch nicht LV vorhanden --> Position-Nr. erfassen - nach Drücken der Enter-Taste erscheint eine Abfrage, was Sie nun durchführen wollen.
Wenn Sie auf [Nein] klicken, wird der Dialog zur Erfassung der neuen Positionsdaten geöffnet.
Durch Klick auf die Schaltfläche [...einfügen] wird die Position im Register LV an der nächsten freien Position eingefügt. Gleichzeitig wird im Aufmaßblatt der Kurztext der neuen Position eingeblendet. Das Einfügen im Register LV geschieht im Hintergrund automatisch.
TIPP: Sobald man das letzte erfassbare Feld (z. B. Lohnminuten) mit der TAB- oder Enter-Taste verläßt, wird der Button "...einfügen" optisch hervorgehoben und mit einer gepunkteten Linie umrandet. Nun kann der Button auch mit der Enter- oder Leertaste gedrückt werden.
Die Schaltflächen [...ändern], [...löschen], [<< ...vorherige Zeile] und [...nächste Zeile >>] sind in diesem Falle deaktiviert und können nicht verwendet werden - genauso wie die Auswahl der Hierarchiestufe.
Die Massen/Aufmaßmengen erfassen
Nach dem Erfassen der Massen/Aufmaßmengen werden automatisch die Summen für die Menge (falls eingeblendet auch für Preise und Lohnminuten) errechnet. Die Summen werden sowohl im Aufmaßblatt als auch im Register LV ermittelt.
Im Register LV werden die Mengen je Aufmaßblatt summiert und zudem die Einzelpreis- und Lohnminutensummen aller Aufmaßblätter.

Erläuterung der Farb-Darstellung: Sind die Einzelpreis- und Lohnminutensummen aller Aufmaßblätter größer als die Vorgaben im Leistungsverzeichnis, werden die Zahlen grün dargestellt. Sind sie kleiner, werden sie rot dargestellt. Wenn sie mit den Vorgaben im Leistungsverzeichnis identisch sind, werden sie schwarz dargestellt.

Neue Aufmaßblätter erstellen

Zur Erstellung neuer Aufmaßblätter stehen Ihnen über die Add-Ins folgende Funktionen zur Verfügung:

Neues Blatt (leer) - Zur Erstellung eines neuen leeren Aufmaßblattes. Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt/Register mit dem neuen Blatt-Namen (z. B. Blatt 0002) erstellt. Im Register LV wird eine neue Spalte mit gleichem Blattnamen zur Summenbildung eingefügt.
Neues Blatt (Kopie aktives Blatt mit Aufmaßart) - Zur Erstellung einer Kopie des aktiven Aufmaßblattes mit den erfassten Aufmaßarten. Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt/Register mit dem neuen Blatt-Namen (z. B. Blatt 0002) erstellt. Die Aufmaßart mit den Bezeichnungen in der Aufmaßart-Spalte wird mitkopiert - nicht aber die Positionen.
Neues Blatt (Kopie aktives Blatt mit PosNr) - Zur Erstellung einer Kopie des aktiven Aufmaßblattes mit den erfassten Positionen. Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt/Register mit dem neuen Blatt-Namen (z. B. Blatt 0002) erstellt. Die erfassten Positionen des aktiven Blattes werden mitkopiert - nicht aber die eingegebenen Aufmaß-Mengen.

Neue LV Positionen erfassen

Um neue Positionen im Register LV zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

Doppelklick auf eine Zeile der LV-Tabelle oder Aufruf im Menü [Positionen erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-Add-Ins.
(Sobald mindestens eine Position erfasst wurde, wird der Text "Doppelklick für Erfas..." entfernt. Neue Positionen können nun durch Doppelklick auf die nächste freie oder eine bestehende Position erfasst werden.)
Wichtig: Die Positionen werden an der Stelle eingefügt, an welcher der Doppelklick erfolgt bzw. welche ausgewählt/markiert ist, wenn die Funktion [Positionen erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-AddIns aufgerufen wird.
Der Dialog Positionen erfassen/bearbeiten wird geöffnet
In dem Dialog können die Daten erfasst werden:
- Auswahl, ob es sich um eine Position oder Hierarchiestufe handelt
- Erfassung einer Positionsnummer (nicht möglich bei Hierarchiestufen)
- Erfassung eines Kurz- und Langtext
- Erfassung der Angebotsmenge (hierbei handelt es sich nicht um die Aufmaßmenge; nicht möglich bei Hierarchiestufen)
- Erfassung des Einzelpreis (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Einzelpreis ausgeblendet)
- Erfassung der Lohnminuten (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Lohnminuten ausgeblendet)
Durch Klick auf die Schaltfläche [...einfügen] wird die Position eingefügt und es kann sofort die nächste Position erfasst werden.
TIPP: Sobald man das letzte erfassbare Feld (z. B. Lohnminuten) mit der TAB- oder Enter-Taste verlässt, wird die Schaltfläche [...einfügen] optisch hervorgehoben und mit einer gepunkteten Linie umrandet. Nun kann die Schaltfläche auch mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden. Mit der TAB- oder Pfeil-nach-rechts-Taste können die anderen Schaltflächen angesteuert (optisch hervorgehoben) und anschließend mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden.
Um den Dialog zu schließen, auf [Beenden] klicken.

LV-Positionen ändern oder löschen

Um Positionen im Register "LV" zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Doppelklick auf die Position, die gelöscht werden soll...
oder...
eine Zelle der zu löschenden Position markieren und die Funktion Positionen [erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-AddIns aufrufen.
Der Dialog Positionen erfassen/bearbeiten wird geöffnet
In dem Dialog können die Daten verändert werden.
- Änderung einer Positionsnummer (nicht möglich bei Hierarchiestufen)
- Änderung eines Kurz- und Langtext
- Änderung der Angebotsmenge (hierbei handelt es sich nicht um die Aufmaßmenge; nicht möglich bei Hierarchiestufen)
- Änderung des Einzelpreis (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Einzelpreis ausgeblendet)
- Änderung der Lohnminuten (nicht möglich bei Hierarchiestufen und wenn Lohnminuten ausgeblendet)
Durch Klick auf die Schaltfläche [...ändern] wird die Änderung in die LV-Position übernommen. Über die beiden Schaltflächen [<< ...vorherige Zeile] und [...nächste Zeile >>] kann die vorherige bzw. nächste Position zur Änderung angesteuert werden.
TIPP: Sobald man das letzte erfassbare Feld (z. B. Lohnminuten) mit der TAB- oder Enter-Taste verlässt, wird die Schaltfläche [...einfügen] optisch hervorgehoben und mit einer gepunkteten Linie umrandet. Nun kann die Schaltfläche auch mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden. Mit der TAB- oder Pfeil-nach-rechts-Taste können die anderen Schaltflächen angesteuert (optisch hervorgehoben) und anschließend mit der Enter- oder Leertaste betätigt werden.

Um Positionen im Register "LV" zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Doppelklick auf die Position, die gelöscht werden soll, oder eine Zelle der zu löschenden Position markieren und Aufruf der Funktion [Positionen erfassen/bearbeiten (LV)] aus den STREIT-AddIns.
Der Dialog Positionen erfassen/bearbeiten wird geöffnet.
Klick auf die Schaltfläche [...löschen]

LV-Positionen sortieren

Um Positionen im Register LV zu sortieren, wählen Sie die Funktion [Leistungsverzeichnis sortieren] aus den STREIT-AddIns an.
Wichtig: Durch das Sortieren werden die Hierarchiestufen/Titelüberschriften entfernt und müssen neu eingefügt werden!