Aufgabenlisten

Aufgabenlisten anlegen

Öffnen Sie die Aufgabenlistenplanung im Menübaum
oder über die Sucheingabe.
Nach dem Start des Programms wählen Sie links unter „Aufgabenlisten“ den Punkt „Neue Aufgabenliste erfassen“, um einen neuen Datensatz anzulegen. Anschließend öffnet sich der Dialog zur Verwaltung der neuen Aufgabenliste.

Im ersten Reiter „Aufgaben-Übersicht“ geben Sie den Namen, die Beschreibung sowie den Prozessverantwortlichen ein.
Auf der rechten Seite können – analog zu den Aufgaben – Verknüpfungen zu verschiedenen Belegen hinterlegt werden.
Im Feld „Beobachter“ können Sie bei Bedarf einen Mitarbeiter auswählen, der die Aufgabenliste zusätzlich überwachen soll.

Im zweiten Reiter „Aufgaben“ werden die einzelnen Schritte der Aufgabenliste definiert.
In der Neuerfassungszeile vergeben Sie zunächst eine Beschreibung für die jeweilige Aufgabe. Mit der Tabulatortaste oder durch Auswahl des Feldes wechseln Sie in das Feld „Beginn“. Dort definieren Sie den genauen Startzeitpunkt der ersten Aufgabe.
Im Feld „Dauer in Tagen“ legen Sie den Zeitraum fest, innerhalb dessen die Aufgabe erledigt werden muss. Durch Anpassung der Fälligkeitstage oder durch die Definition eines festen Fälligkeitsdatums können Sie die Fälligkeit individuell festlegen. Mit der Eingabetaste (Enter) bestätigen Sie die Eingabe und können beliebig viele Aufgaben hinzufügen.

Name und Beschreibung

Geben Sie im Reiter „Übersicht“ zunächst den Namen sowie eine Beschreibung der Aufgabe ein.
Unter „Aufgabendetails“ im Reiter „Basis“ wird der Bearbeiter festgelegt, also der Mitarbeiter, dem die Aufgabe zugewiesen wird.
Der Verantwortliche wird automatisch mit dem Mitarbeiter vorbelegt, der die Aufgabe erstellt hat. Diese Einstellung kann nach dem Speichern auch geändert werden. Bei den "persönlichen Notizen" tragen Sie nur für Sie lesbare Informationen ein.

Erinnerungen anlegen 

Über die Erinnerungs-Funktion unterhalb der Zeile für den Bearbeiter können Erinnerungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten für den Bearbeiter eingerichtet werden. Klicken Sie dazu auf das Glockensymbol, um den entsprechenden Dialog zu öffnen.
 

Hier können für den Bearbeiter Erinnerungen sowohl für den Beginn als auch für die Fälligkeit der Aufgabe eingerichtet werden.
Für den Beginn stehen folgende Optionen zur Verfügung:
•    direkt zum Start 
•    1 Tag vorher 
•    3 Tage vorher 
•    1 Woche vorher 
Für die Fälligkeit können folgende Erinnerungszeitpunkte gewählt werden:
•    zur Fälligkeit 
•    1 Tag vorher 
•    3 Tage vorher 
•    1 Woche vorher 
Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und schließen Sie anschließend den Dialog, um die Eingaben zu speichern.

Verknüpfungen hinzufügen

Nach dem speichern haben Sie die Möglichkeit unter „Aufgabendetails“ im Bereich „Verknüpfungen“, oder das Symbol in der Symbolleiste. 
kann die Aufgabe verschiedenen Programmbereichen zugeordnet werden. Wählen Sie zunächst den gewünschten Programmbereich und anschließend den zugehörigen Datensatz aus. Klicken Sie danach auf „Übernehmen“, um die Verknüpfung mit dem Datensatz zu speichern.

Bearbeitungszeitraum/ Beobachter

Darunter wird der Bearbeitungszeitraum, also der Beginn und die Fälligkeit der Aufgabe definiert. Über das „Glockensymbol“ dahinter können wie bereits oben beschrieben, auch Erinnerungen für den Bearbeiter eingestellt werden.

Im Reiter „Beobachter“ innerhalb der „Aufgabendetails“ können weitere Mitarbeiter definiert werden, die die Aufgabe überwachen sollen. Auch für diese Beobachter können – wie zuvor beschrieben – Erinnerungen eingerichtet werden.
Geben Sie dazu die Mitarbeiternummer des gewünschten Mitarbeiters ein und aktivieren Sie die Option „Informiere mich, wenn sich der Status der Aufgabe geändert hat“.
Wählen Sie anschließend die gewünschten Erinnerungsoptionen aus, damit der Beobachter bei Änderungen des Aufgabenstatus automatisch informiert wird.

Unteraufgaben 

Innerhalb einer Aufgabe können zusätzlich Unteraufgaben definiert werden.
Unter „Persönliche Notizen“ können optional Notizen hinterlegt werden, die ausschließlich für Sie sichtbar sind.

Verlauf

Im Reiter „Verlauf“ wird der Bearbeitungsstatus der Aufgabe dokumentiert. Dadurch ist der gesamte Verlauf der Aufgabe jederzeit nachvollziehbar.

Um alle Änderungen zu Übernehmen, Speichern und Schließen Sie. 

Abhängigkeiten von Aufgaben

Über den Button am Ende der Erfassungszeile können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellt werden.

Nach dem Anklicken öffnet sich ein Kontextmenü, in dem verschiedene Abhängigkeiten definiert werden können.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, entweder eine Abhängigkeit vom Listenstart festzulegen, bei der auch ein individueller Zeitversatz definiert werden kann, oder Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben innerhalb der Aufgabenliste einzurichten.

Verändern von Verknüpfungen 

Wenn Sie bei einer Aufgabe im Bereich „Abhängigkeiten“ die Option „Aufgabenstart mit der Fälligkeit dieser Aufgabe verknüpfen“ auswählen, wird der Starttermin dieser Aufgabe automatisch an den Fälligkeitstermin einer anderen Aufgabe gebunden.

Ändern Sie später den Beginn dieser Aufgabe manuell, erscheint eine Abfrage. Dort können Sie entscheiden, ob:

• die Abhängigkeit gelöscht werden soll (die Verknüpfung wird aufgehoben), oder
• die zeitliche Verschiebung übernommen werden soll (die bestehende Abhängigkeit bleibt erhalten und die Differenz wird entsprechend angepasst).

Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle darüber, ob die Verbindung zwischen den Aufgaben bestehen bleibt oder aufgehoben wird.

Kurzübersicht

Verlauf

Im Reiter „Verlauf“ wird der Bearbeitungsstatus der Aufgabe dokumentiert. Dadurch ist der gesamte Verlauf der Aufgabe jederzeit nachvollziehbar.

 

Aufgabenliste starten 

Um den Prozess zu starten, legen Sie entweder unter „Start der Liste“ ein festes Startdatum fest oder starten die Liste direkt durch Betätigen des Buttons „Liste starten“.

Wichtige Hinweise zum Starten, Stoppen und Pausieren von Aufgabenlisten
Nachfolgend werden die Features und deren Folgen erklärt:

Allgemeines
Neu erstellte Aufgabenlisten sind nur für die Verantwortlichen und die Beobachter sichtbar.
Eine neu erfasste Liste sowie deren Aufgaben ist erstmals nur für die Verantwortlichen und die Beobachter einsehbar.

Liste starten
Beginn der Arbeit: Aufgaben der Liste werden für die Bearbeiter sichtbar.
Damit alle Bearbeiter – unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten – die für sie bestimmten Aufgaben erhalten, muss eine Aufgabenliste gestartet werden. Dies kann entweder direkt über den Starten-Button erfolgen oder geplant über das Datumsfeld.

Liste stoppen
Bei kritischen Problemen mit den Aufgaben muss neu geplant werden.
Das Stoppen der Aufgabenliste friert alle Aufgaben ein. Die Aufgaben sind nicht mehr im Dashboard sichtbar. Ausschließlich die Listen-Verantwortlichen können die Aufgaben öffnen. Wird die Liste erneut gestartet, müssen alle Aufgaben bezüglich ihrer Fälligkeit neu geplant werden.