Aufgaben anlegen

Aufgaben Anlegen 

Öffnen Sie die Aufgabenplanung Menübaum????
Nach dem Start des Programms können Sie über „Neue Aufgabe erfassen“ einen neuen Datensatz anlegen. Anschließend öffnet sich der Dialog zur Verwaltung der neuen Aufgabe.

Name und Beschreibung

Geben Sie im Reiter „Übersicht“ zunächst den Namen sowie eine Beschreibung der Aufgabe ein.
Unter „Aufgabendetails“ im Reiter „Basis“ wird der Bearbeiter festgelegt, also der Mitarbeiter, dem die Aufgabe zugewiesen wird.
Der Verantwortliche wird automatisch mit dem Mitarbeiter vorbelegt, der die Aufgabe erstellt hat. Diese Einstellung kann nach dem Speichern auch geändert werden.

Erinnerungen anlegen 

Über die Erinnerungs-Funktion unterhalb der Zeile für den Bearbeiter können Erinnerungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten für den Bearbeiter eingerichtet werden. Klicken Sie dazu auf das Glockensymbol, um den entsprechenden Dialog zu öffnen.
 

Hier können für den Bearbeiter Erinnerungen sowohl für den Beginn als auch für die Fälligkeit der Aufgabe eingerichtet werden.
Für den Beginn stehen folgende Optionen zur Verfügung:
•    direkt zum Start 
•    1 Tag vorher 
•    3 Tage vorher 
•    1 Woche vorher 
Für die Fälligkeit können folgende Erinnerungszeitpunkte gewählt werden:
•    zur Fälligkeit 
•    1 Tag vorher 
•    3 Tage vorher 
•    1 Woche vorher 
Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und schließen Sie anschließend den Dialog, um die Eingaben zu speichern.

Verknüpfungen hinzufügen

Nach dem speichern haben Sie die Möglichkeit unter „Aufgabendetails“ im Bereich „Verknüpfungen“, oder das Symbol in der Symbolleiste.
kann die Aufgabe verschiedenen Programmbereichen zugeordnet werden. Wählen Sie zunächst den gewünschten Programmbereich und anschließend den zugehörigen Datensatz aus. Klicken Sie danach auf „Übernehmen“, um die Verknüpfung mit dem Datensatz zu speichern.

Reverse-Ansicht der Verknüpfungen

Sobald Aufgaben den Belegen oder Stammdaten zugeordnet sind, können sie auch direkt von dort aufgerufen werden.
Wenn Sie also den zugehörigen Beleg oder Stammdatensatz öffnen, lässt sich die Aufgabe bzw. Aufgabenliste über „Ausführen → Aufgaben verwalten“ oder über den entsprechenden Button  in der Symbolleiste aufrufen.

Dort können Sie den aktuellen Status der Aufgaben oder Aufgabenliste einsehen und diese per Doppelklick oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der Aufgaben- bzw. Aufgabenlistenverwaltung öffnen.

Bearbeitungszeitraum/ Beobachter

Darunter wird der Bearbeitungszeitraum, also der Beginn und die Fälligkeit der Aufgabe definiert. Über das „Glockensymbol“ dahinter können wie bereits oben beschrieben, auch Erinnerungen für den Bearbeiter eingestellt werden.

Im Reiter „Beobachter“ innerhalb der „Aufgabendetails“ können weitere Mitarbeiter definiert werden, die die Aufgabe überwachen sollen. Auch für diese Beobachter können – wie zuvor beschrieben – Erinnerungen eingerichtet werden.
Geben Sie dazu die Mitarbeiternummer des gewünschten Mitarbeiters ein und aktivieren Sie die Option „Informiere mich, wenn sich der Status der Aufgabe geändert hat“.
Wählen Sie anschließend die gewünschten Erinnerungsoptionen aus, damit der Beobachter bei Änderungen des Aufgabenstatus automatisch informiert wird.

Unteraufgaben 

Innerhalb einer Aufgabe können zusätzlich Unteraufgaben definiert werden.
Unter „Persönliche Notizen“ können optional Notizen hinterlegt werden, die ausschließlich für Sie sichtbar sind.

Verlauf

Im Reiter „Verlauf“ wird der Bearbeitungsstatus der Aufgabe dokumentiert. Dadurch ist der gesamte Verlauf der Aufgabe jederzeit nachvollziehbar.

Aufgaben bearbeiten 

Zur Bearbeitung einer Aufgabe öffnen Sie diese per Doppelklick.
Um den Status der Aufgabe zu ändern, wählen Sie das entsprechende Dropdown-Menü aus und setzen den gewünschten Status.
 

Alternativ können Sie über das Symbol in der Symbolleiste die Aufgabe direkt als vollständig erledigt markieren.Die Statusänderung wird anschließend auch in der Aufgabenübersicht farblich dargestellt.

Priorisierte Aufgaben können zusätzlich markiert werden. Öffnen Sie dazu die Aufgabe per Doppelklick und wählen Sie das entsprechende Symbol  in der Symbolleiste aus. Alternativ können Sie die Markierung direkt innerhalb der Übersicht setzen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe per Rechtsklick über den Menüpunkt „Markieren“ als „markiert“ zu kennzeichnen.
Um die Markierung wieder zu entfernen, klicken Sie einfach erneut auf die entsprechende Schaltfläche beziehungsweise deaktivieren Sie die Markierung.

Archivierte Aufgaben/-Listen

Vollständig abgeschlossene und archivierte Aufgaben werden im Bereich „Archivierte Aufgaben“ gespeichert.

Dieser Programmbereich kann über den Menübaum, die Programmsuche im Menü oder über das entsprechende Symbol innerhalb der Aufgabenplanung geöffnet werden.

Es öffnet sich die Übersicht der archivierten Aufgaben und Aufgabenlisten. Hier werden alle abgeschlossenen Aufgaben und Listen angezeigt.

Nach Auswahl des gewünschten Bereichs   werden die entsprechenden Ergebnisse dargestellt. Über die Such- und Filterfunktionen können die angezeigten Einträge gezielt durchsucht und eingegrenzt werden.

Eine Bearbeitung von archivierten Aufgaben ist nicht mehr möglich. Außer Sie werden per Rechtsklick "aus Archiv holen" wieder zurück in die Aufgabenverwaltung verschoben.

Zusatzinformationen:

Archivieren von Aufgaben:
Aufgaben können sowohl von den Verantwortlichen als auch von den Bearbeitern archiviert werden. Wenn ein Bearbeiter eine erledigte Aufgabe archiviert, verschwindet diese auch beim Verantwortlichen. Die Aufgabe wird dann bei beiden im Archiv abgelegt und kann bei Bedarf dort eingesehen werden.

Archivieren von Aufgabenlisten:
Aufgabenlisten dürfen ausschließlich vom Verantwortlichen archiviert werden. Beim Archivieren einer erledigten Aufgabenliste werden automatisch alle zugehörigen Aufgaben ebenfalls archiviert.

Aufgaben und Aufgabenlisten können auch wieder dearchiviert werden. In diesem Fall erscheinen sie erneut im Dashboard – im Status, den sie vor der Archivierung hatten.

Aufgaben-Einstellungen

Zu den Aufgabeneinstellungen gelangen Sie innerhalb der Aufgabenplanung über das Zahnrad-Symbol in der Symbolleiste.

Hier können Sie über die Neuerfassungszeile eigene Statuswerte anlegen und diesen über die Farbauswahl eine gewünschte Farbe zuweisen.

Bei den standardmäßig vorgegebenen Statuswerten kann lediglich die Farbe geändert werden. Ein Löschen dieser Statuswerte ist nicht möglich. Selbst angelegte Statuswerte können hingegen per Rechtsklick auf die jeweilige Zeile gelöscht werden.

Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich die Option „Erledigte Aufgaben automatisch in abgeschlossene Aufgaben verschieben nach“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest, nach dem erledigte Aufgaben automatisch in die archivierten Aufgaben verschoben werden sollen.

Die Eingabe erfolgt über eine Zahl sowie das Kürzel des gewünschten Zeitraums:

• t = Tage
• w = Wochen
• j = Jahre

Beispiel:
7t verschiebt Aufgaben nach 7 Tagen automatisch in das Archiv