Archivierung von eingescannten Dokumenten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Um Dokumente, welche in Papierform eingehen, im STREIT Archiv zu hinterlegen, werden diese zunächst eingescannt.

Bei Dokumenten, welche mit einem speziellen Vorgang in Streit V.1® in Verbindung stehen, empfiehlt es sich, zu diesem Vorgang ein Barcode-Etikett auszudrucken und das Dokument vor dem Scan-Vorgang mit diesem zu versehen. Praxisbeispiele hierfür sind: Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen, welche vom Lieferanten in Papierform eingehen.

Voraussetzungen

Im Optimalfall verfügt Ihr Scanner die über einen sogenannten TWAIN-Treiber. Je nachdem welche Art von TWAIN-Treiber der Scanner-Hersteller zur Verfügung stellt, wird der Scanner per USB oder übers Netzwerk angebunden (Network-TWAIN). Es wird empfohlen die Dokumente mit Schwarz/Weiß und einer Auflösung von 300dpi einzuscannen (Schwarz/Weiß für den kleinstmöglichen Speicherplatzbedarf und 300dpi um eine optimale OCR Erkennung zu gewährleisten). Für die Archivierung bieten sich sogenannte "Dokumentenscanner" an. Sie werden meist direkt per USB angebunden und haben folgende Vorteile:

• Hochgeschwindigkeits-Stapeleinzug mit Doppeleinzugserkennung

• Gleichzeitiges Einlesen der Vorder- und Rückseite

• Autom. Optimierung des Dokumentes (Geraderücken, Kontrast verbessern, etc.)

Derzeit empfohlener Dokumentenscanner: Canon DR-M140

Ausgabe eines Barcode-Etiketts

Um eingehende Papierdokumente (z.B. Eingangssrechnungen, Lieferscheine) vorgangsbezogen einzuscannen, haben Sie die Möglichkeit, ein Barcode-Etikett ausudrucken und das Dokument damit zu versehen. In der Rechnungseingang-, Wareneingang- und Bestellung-Verwaltung stehen Ihnen hierzu Standard-Buchungsbeleg-Designs zur Verfügung. D.h. Sie erfassen Ihren Vorgang und starten über das Buchungsbeleg-Design einen Ausdruck auf den installierten Etiketten-Drucker.

Empfohlene Etikettendrucker: Brother QL-Serie (derzeit empfohlenes Modell: QL1110NWB)
Empfohlene Etikettenbreite: 90 mm (Rechnungseingang mit Konten: 100mm)
Empfohlene Etikettenhöhe: 40 mm (Rechnungseingang mit Konten: 50 mm)
Dies sind die Abmessungen der Standard-Designs.
Die individuelle Anpassung von firmenspezifischen Etiketten ist über die Design-Einrichtung möglich.

Automatischer Archivierungsbarcode auf ausgehenden Dokumenten

Drucken Sie aus Streit V.1® ein Dokument, erfolgt standardmäßig die Ausgabe eines Archivierungsbarcodes. Scannen Sie das gedruckte Dokument wieder ein, erfolgt über die Barcodeerkennung eine direkte Zuordnung zum Vorgang in Streit V.1®. Eine manuelle Zuordnung/Verschlagwortung entfällt.

Scanvorgang durchführen, direkt in STREIT

Link zum Film: Dokumente einscannen

Link zum Film: Dokumente mit Barcode einscannen

Ein direktes Einscannen über Streit V.1® erfolgt über den Programmteil Archiv-Eingang. Hier wählen Sie zunächst über das entsprechende Listenfeld den Einlesekorb, in welchen Sie einscannen möchten. Über die Allgemeine Einstellungen und Informationen der Archiv-Recherche bestimmen Sie, ob bei Nutzung eines Einlesekorbes eine Barcodeerkennung stattfinden soll.

Die Checkbox Scanner: Stapeleinzug steuert, ob der Scanner über einen Stapeleinzug verfügt und ob Sie diesen nutzen möchten.
Die Schaltfläche [weitere] öffnet einen Dialog zur Festlegung der Grundeinstellungen für die Scan-Vorgänge.
Folgende Einstellungen können getroffen werden:

• Scannername - Hierüber wählen Sie aus, über welchen Dokumentenscanner eingescannt werden soll. Es wird geprüft welche Dokumentenscanner windowsseitig installiert und für ein direktes Einscannen über Streit V.1® geeignet sind.

• Scanner: Letzter Einlesemodus - Sie können unter drei Farbtiefen wählen, wie die Dokumente eingescannt werden. In Farbe, Graustufen oder Schwarz/Weiß.

• Scanner: Duplex-Modus - Auswahlmöglichkeit, ob Simplex (Vorderseite) oder auch Duplex wenn möglich (Vorder- und Rückseite) eingescannt wird. Der Dokumentenscanner muss in diesem Fall die hardwaretechnischen Voraussetzungen bieten.

• Scanner: Seite gerade richten - Auswahl, ob eine evtl. schräg eingelegte bzw. eingescannte Seite, wieder gerade gerichtet werden soll. Falls der Dokumentenscanner die hardwaretechnischen Voraussetzungen bietet, übernimmt die Aufgabe bereits das Gerät selbst.

• Scanner: Dunkle Ränder entfernen - Auswahl, ob dunkle Ränder entfernt werden sollen. Falls der Dokumentenscanner die hardwaretechnischen Voraussetzungen bietet, übernimmt die Aufgabe das Gerät selbst.

• Scanner: Texterkennung (OCR) - Auswahl, ob während des Scanvorgangs alle Seiten per OCR gelesen werden sollen. Bei Aktivierung hat dies eine Reduzierung der Scangeschwindgkeit zur Folge, hat aber den Vorteil, dass der Dokumenttext sofort für Suchabfragen zur Verfügung steht.

• Scanner: Doppeleinzugserkennung - Soll der Dokumentenscanner prüfen, ob fälschlicherweise mehr als eine Seite gleichzeitig eingezogen wurden.

Sind die Grundeinstellungen gesetzt stehen Ihnen über die Schaltflächen für den Scanvorgang mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• [eine Seite -> ein Dokument (1 zu 1)] - Alle eingescannten Seiten werden jeweils zu einem eigenständigen Dokument in den Einlesekorb gelesen. Werden z.B. fünf Seiten im Stapel eingescannt, werden im Einlesekorb auch fünf einzelne Dokumente angezeigt.

• [mehrere Seiten -> ein Dokument (X zu 1)] - Alle Seiten die in einem Stapel eingescannt werden, werden zu einem Dokument in den Einlesekorb gelesen. Werden z.B. fünf Seiten im Stapel eingescannt, wird ein Dokument in den Einlesekorb gelesen, welches fünf Seiten beinhaltet.

• [mehrere Seiten -> ein Dokument (Trennblatt)] Beim Einscannen im Stapel, kann die Zusammenführung mehrerer Seiten zu einem Dokument durch ein Trennblatt (ein normales, weißes, sauberes Blatt) erwirkt werden. 

TIPP: Beim Einscannen von mehreren Seiten im Stapel, die einen Streit V.1®-Archivbarcode besitzen und evtl. weiterer zugehöriger Seiten wählen Sie die Scan-Variante [mehrere Seiten -> ein Dokument (X zu 1)]. Es werden dann zunächst alle Seiten als ein großes Dokument im Einlesekorb eingestellt. Über das Kontextmenü des Voransicht und Anwahl --> [Auftrennen] --> [Barcode], wird das große Dokument so aufgetrennt, dass mit jedem erkannten Barcode ein neues Dokument beginnt.

Die eingescannten Dokumente (Einzelseiten oder mehrere Seiten in einem Dokument) werden im Einlesekorb abgelegt und über eine Voransicht zur Anzeige gebracht. Unterhalb des Dokuments ist erkennbar, aus wie vielen Seiten sich dieses zusammensetzt. Wurde während des Scanvorgangs ein Barcode erkannt, wird dies ebenfalls über den Zusatz [Barcode] sichtbar.

Scannen auf Festplatte (ScanToFile) und Zuordnung in STREIT

Anstatt den Scanvorgang direkt in Streit V.1® zu starten, haben Sie die Möglichkeit, die vom Scanner bereitgestellten Funktionen zu nutzen und die eingescannten Dokumente zunächst in Ihrem Ablagesystem zu speichern. Dies wird vor allem dann notwendig, sollte Ihr Scanner nicht über einen von Streit V.1® geforderten TWAIN-Treiber verfügen.
Die weitere Verarbeitung der eingescannten Dokumente ist in der Anleitung Archivierung von Dateien (manuell und automatisch) beschrieben.

Möglichkeiten der Voransicht des Einlesekorbs

Innerhalb des Fensters zur Voransicht sehen Sie das zu archivierende Dokument bzw. die zu archivierende Dokumente. Per Doppelklick auf ein Dokument öffnet sich dieses in einem Zusatz-Dialog, welchen Sie in seiner Größe anpassen können und somit eine vergrößerte Ansicht des Dokuments erhalten.

Über das Kontextmenü der Voransicht stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

• Löschen - Löschung des Dokuments aus der Voransicht, es soll keine Archivierung stattfinden

• Auftrennen → Einzelseiten - Besteht ein Dokument aus mehreren Seiten, kann dies hierüber aufgetrennt werden. Es wird für jede Seite ein einzelnes Dokument angelegt. Durch die weitere Archivierung entsteht ein Archiveintrag innerhalb dessen die einzelnen Dokumente abgelegt sind und einzeln betrachtet werden können.

• Auftrennen → Barcode - Haben sie bspw. mehrere Dokumente, welche mit einem Streit V.1®-Archivbarcode versehen sind, im Stapel eingescannt und die automatische Barcodeerkennung ist nicht aktiviert, haben Sie die Möglichkeit das Dokument im Nachhinein nach Barcodes auftrennen zu lassen. Es wird von Barcode zu Barcode aufgetrennt. Streit V.1® ordnet alle Dokumente, welche nicht mit Barcode versehen sind, dem zuletzt erkannten Dokument mit Barcode zu.

• Zusammenführen - Mehrere zuvor markierte Dokumente werden zu einem Dokument vereint. Durch die weitere Archivierung entsteht eine Archivmappe, innerhalb derer diese Seiten abgelegt sind und wiederum über die Archivmappe einzeln betrachtet werden können.

• Gerade richten - Unter Umständen schräg eingescannte Dokumente werden erkannt und entsprechend gerade ausgerichtet.

Übergabe der Dokumente aus dem Einlesekorb in den Archivkorb

Über die Schaltflächen [jedes Dokument → ein Archiveintrag] bzw. [alle Dokumente → ein Archiveintrag], werden die Dokumente in den Archivkorb "verschoben".

Konnte beim Scanvorgang ein Streit V.1®-Archivbarcode ermittelt werden, werden diese Dokumente direkt den im Barcode enthaltenen Vorgängen/Stammdaten zugeordnet. Eine manuelle Zuordnung/Verschlagwortung entfällt.

Verschlagwortung der Dokumente im Archivkorb

Grundsätzliches zur Verschlagwortung

Alle Dokumente, zu welchen kein Barcode erkannt wurde, werden zur Verschlagwortung in den Archivkorb übertragen und in der oberen Tabelle aufgelistet.
Durch die Übertragung in den Archivkorb gelten die Dokumente als vorläufiger Archiveintrag. Sie sind durch die Standard-Zuordnungen evtl. in Archiv-Ansichten zu sehen, jedoch durch ein helleres Schriftbild von endgültig archivierten Archiveinträgen abgegrenzt.
Über das Kontextmenü dieser oberen Tabelle haben Sie die Möglichkeit, die Archivmappe wieder zu löschen. Die Verschlagwortung wird hiermit abgebrochen und der vorläufige Archiveintrag gelöscht.
Durch Markierung einer Zeile werden die Daten zur Verschlagwortung in der unteren Tabelle vorgeschlagen.

Vorbelegung der Verschlagwortung oder individuelle Ergänzung

Je nachdem, über welchen Einlesekorb Sie die Dokumente eingelesen haben, werden die Gruppe und der Typ und auch die Detailzuordnungen innerhalb der Tabelle vorbelegt. Die Vorbelegung erfolgt über die Archiv-Einstellungen, Register Allgemeine Einstellungen und Informationen.
Die Vorbelegung oder individuelle Zuordnung über die Felder Gruppe und Typ dient 2 Zwecken:

1. Verschlagwortung der Archivmappe in eine Dokumentkategorie zur späteren Selektion der Archivmappen

2. Laden einer Feldvorschlagsliste in der folgenden Verschlagwortungstabelle

Innerhalb der Tabelle ordnen Sie den jeweiligen Feldern entsprechende Werte zu. Über spezielle Zuordnungsmöglichkeiten innerhalb der Archiv-Konstanten, werden die Zuordnungsfelder vorgeschlagen.

Praxisbeispiel:

Es kann z.B. der Gruppe "Einkauf" in Kombination mit dem Typ "Rechnung" die Felder "Absender", "Betreff" und "ExtBelNr" hinterlegt werden, die dann automatisch im Verschlagwortungsgrid zur Belegung vorgeschlagen werden. Die Definition erfolgt über die Archiv-Einstellungen.

Eine wichtige Eingabe stellt grundsätzlich das Feld Betreff dar, da dies vordergründig dem Betrachter des Archivs einen Hinweis auf den Inhalt des Archiv-Dokuments liefert. Der Betreff sollte demnach mit einer aussagekräftigen Bemerkung befüllt werden.

Es können aber auch Felder, welche nicht automatisch vorgeschlagen wurden, in der letzten, freien Zeile individuell zugeordnet werden. Hierzu wählen Sie das Listenfeld Name an. In der Auflistung werden Ihnen alle möglichen Zuordnungsfelder angeboten. Haben Sie einen Stammdatenbereich (z.B. Absender, Empfänger, Bezogener) oder einen Vorgang (z.B. VkBeleg, Projekt, EkBeleg) zur Zuordnung gewählt, geben Sie über das Feld Wert die gewünschte Nummer (z.B. Belegnummer, Projektnummer, Kundennummer) oder ein bestimmtes Schlagwort ein. Bestätige Sie die Eingabe mit der TAB-Taste, erfolgt entweder eine direkte Erkennung und Zuordnung oder es wurden aufgrund der Eingabe mehrere Treffer als Zuordnungsmöglichkeit gefunden. Sie haben dann die Möglichkeit, aus der angezeigten Auflistung einen Datensatz zu wählen.

Sollte ein Barcode beim Scanvorgang nicht erkannt worden sein, haben Sie die Möglichkeit, die Barcode-Nummer nachträglich manuell einzugeben. Über das Kontextmenü der Verschlagwortungstabelle steht Ihnen hierzu die Funktion [Verschlagworten über Barcode] zur Verfügung. Im Feld Archiv-Barcode des sich öffnenden Dialoges geben Sie die Barcode-Nummer, welche auf dem Beleg gedruckt ist, manuell ein.

+Felder in der Verschlagwortung

Es gibt sogenannte +Felder (Plus-Felder) bei welchen zusätzliche Daten eingelesen werden. Wird z.B. das "normale" Feld ProjNr ausgewählt und erfasst, wird einfach nur das entsprechende Projekt mit der Archivmappe verknüpft. Wird hingegen das Feld +ProjNr verwendet, werden auch die im Projekt verknüpften Daten wie z.B. Kundenadresse, Bezogene, etc. automatisch in die Verschlagwortung übernommen.

++Felder in der Verschlagwortung

Eine weitere Art der Verschlagwortung ist über die ++Felder möglich.
Sobald ein ++Feld angegeben wird, wird die Verschlagwortung des Original-Beleges in die aktive Verschlagwortung eingelesen.

Diese Felder wurden speziell für Einkaufsbelege (++EKBelNr) erschaffen.
Damit kann ein Rechnungseingangs-Arbeitsablauf ohne Barcodeetiketten umgesetzt werden.

Ausgehende Belege können ebenfalls über ein PlusPlusFeld (++BelNr) verschlagwortet werden. Hierzu muss allerdings bereits ein Ausdruck des Beleges erfolgt sein. Es werden dann die Verschlagwortungswerte zum Stand dieses Ausdruckes eingelesen.

Kürzel für Stammdaten-Bereichserkennung

Folgende Kürzel werden für die Erfassung von Adressen (Verfasser, Erfasser, Empfänger, Absender, Bezogener) bei Eingabe im Feld Wert erkannt:

Beispiel: Sie wollen als Bezogenen den Kunden mit Nachnamen Müller zuordnen. Geben Sie als Feld-Zuordnung Bezogener an und im Feld Wert das Stichwort müller, werden Ihnen nach Bestätigung mit der TAB-Taste sämtliche Stammdaten aufgezeigt, in welchen das Stichwort müller vorkommt. Egal ob es sich hierbei um einen Kunden, einen Lieferanten oder einen sonstigen Stammsatz handelt. Um nun nur die Stammdaten aus dem Bereich Kunden als Vorschlag zu erhalten, geben Sie im Feld Wert vor Ihrem Schlagwort müller noch ein entsprechendes Kürzel aus der oberen Tabelle ein. In diesem Beispiel kann die Eingabe k müller verwendet werden. Es werden nach Bestätigung nur Kunden, welche das Schlagwort müller enthalten, aufgelistet.

Mit dem Status passiv versehene Stammdatensätze werden in der Spalte Details mit einem führenden Sternchen (*) gekennzeichnet. Ebenfalls werden diese Adressen bei der Suche weniger beachtet als aktive Adressen, d.h. in der Ergebnisliste entsprechend weiter unten angesiedelt.

Speicherung der Verschlagwortung und endgültige Archivierung

Ist Ihre Verschlagwortung vollständig, schließen Sie diese über Anwahl der Schaltfläche [endgültig archivieren] ab. Die Archivmappe wird tiefenverschlagwortet, verliert somit den Status vorläufig. 

Ergebnis/Ausblick/nächste Schritte

Die weiteren Möglichkeiten der nachträglichen Bearbeitung und Nutzung sind innerhalb der Anleitung Archivierung per Drag&Drop / Änderung/Ergänzung/Nutzung von archivierten Dokumenten beschrieben.