Archivierung von Dateien (manuell und automatisch) über den Archiv Eingang

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Möchten Sie Dateien aus Ihrem Ablagesystem in ~~Streit V.1®~~STREIT archivieren, haben Sie die Möglichkeit, sogenannte Archivquellen zu definieren. Archivquellen sind Ablageorte innerhalb Ihres Ablagesystems (Netzwerk), auf welche innerhalb des Programmteils Archiv-Eingang zugegriffen werden kann und die beinhalteten Dateien eingelesen werden können.

Voraussetzungen

Die möglichen Archivquellen stehen im Listenfeld des Bereichs Datei(en) aus Verzeichnis innerhalb des Archiv-Eingang zur Auswahl.
Die zur Auswahl stehenden Verzeichnisse legen Sie über die Einstellungen Archiv innerhalb der Archiv-Recherche, Register Datei-Quellen, fest.

Geben Sie über das Feld Pfad den Ordner innerhalb Ihrer Netzwerkstruktur an, welcher als Archiv-Quelle dienen soll.
Im Feld Einlesekorb für den Auftragszeitplandienst legen Sie den Einlesekorb fest, über welchen eine automatische Archivierung stattfinden kann. Ist diese Option aktiviert und in der Auftrag-Zeitplan-Verwaltung der AuftragTyp Dateiarchivierung aktiv, erfolgt die Übergabe in den ausgewählten Einlesekorb (und bei weiteren Einstellungen direkt in einen Archivkorb) automatisch. Ist sie deaktiviert, erfolgt die Übernahme manuell durch den Anwender im Archiv-Eingang.
TIPP: Für die automatische Archivierung muss ein Netzwerkpfad eingestellt werden, auf welchen der Benutzer des Auftrag-Zeitplan Dienstes Vollzugriff hat. Generell sollten hier Netzwerkpfade hinterlegt werden, welche für die Mitarbeiter erreichbar sind.

Anleitung

Manuelle Übertragung von Dokumenten aus Archiv-Quelle in den Einlesekorb

Nach Anwahl der gewünschten Archivquelle über das beschriebene Listenfeld werden sämtliche beinhalteten ~~Dateien~~Dokumente in der darunter befindlichen Tabelle angezeigt. Durch Markierung und ENTER oder per Doppelklick werden die Dokumente aus der Tabelle in den zuvor eingestellten Einlesekorb übertragen. Die weitere Verarbeitung erfolgt, wie in der Anleitung Archivierung von eingescannten Dokumenten#EinlesekorbUndVerschlagwortung beschrieben. VERLINKUNG

Übertragung von Dateien über die Drag & Drop-Funktionsfläche

Unabhängig des Ablageortes haben Sie die Möglichkeit, Dateien per Drag & Drop über die entsprechende Funktionsfläche in den Einlesekorb einzulesen. Hierzu führen Sie die gewünschte Datei mit gedrückter linker Maustaste aus dem Ablageort auf die ~~Funkrionsfläche~~Funktionsfläche innerhalb des Archiv-Eingang. Lassen Sie auf der Funktionsfläche die linke Maustaste los, wird die Datei in den zuvor eingestellten Einlesekorb geladen. Die weitere Verarbeitung erfolgt, wie in der Anleitung Archivierung von eingescannten Dokumenten#EinlesekorbUndVerschlagwortung beschrieben. VERLINKUNG

Automatische Übertragung von Dokumenten aus Archiv-Quelle in einen Archivkorb

Anstatt Dokumente aus einer Archivquelle manuell in einen Einlesekorb und schließlich in einen Archivkorb zu übertragen, kann diese Aufgabe automatisiert durch den ~~Streit~~STREIT ~~V.1®~~Auftrag-Zeitplan ~~Auftragzeitplan-~~Dienst übernommen werden.
Für diese Automatik gibt es verschiedene Stufen.
- Dokumente werden automatisch aus dem Dateipfad in den Einlesekorb gelegt
- Dokumente werden automatisch aus dem Dateipfad über einen Einlesekorb in den Archivkorb gelegt
- Dokumente werden automatisch aus dem Dateipfad über einen Einlesekorb in den Archivkorb gelegt und mit vor eingestellten Werten verschlagwortet
- Dokumente werden automatisch aus dem Dateipfad über einen Einlesekorb in den Archivkorb gelegt und über Platzhalter + aus Dateinamen/Ordnernamenanalyse ermittelten Werten verschlagwortet

Zur besseren Übersicht wird im Folgenden die Einrichtung ~~anhang~~anhand ~~eines~~verschiedener ~~Beispiels~~Beispiele beschrieben:

Ordner: C:\~~Users\xxxx\Desktop\ArchivName\00011028~~\SERVER\Archivierung\

Bitte Beachten:
Ist der Ordner kundenspezifisch angelegt (d.h. der Ordnerinhalt immer direkt einem Kunden zugewiesen werden soll), muss der Ordnername hier auch mit der betroffenen Kundennummer angelegt ~~sein (mit Vorlaufnullen).~~sein. Kundenname, Kundensuchcode o.Ä. ist nicht möglich.

Anlage einer Archiv-Vorlage/Vorbelegung

Über Auswahl im Listenfeld Vorbelegung erfolgt die Zuordnung einer Vorbelegung aus der Archiv-Vorlagen/Vorbelegung-Verwaltung.
Um eine neue Vorlage/Vorbelegung anzulegen, vergeben Sie zunächst einen Vorbelegungsname. Bestimmen Sie über die Listenfelder Ein-/Ausgang, Vorgangsgruppe und Typ eine entsprechende Zuordnung.
Die weiteren Eingabefelder VGNr, BelNr, Betreff, Stichwort und Ansprechpartner sowie das Listenfeld Anrede Ansprechpartner belegen Sie nur dann, sollen diese Werte immer gleich vorbelegt werden.
Innerhalb der Tabellen Mehrfachzuordnung sowie Adressen hinterlegen Sie eine Zuordnung, um diese nicht bei jeder Archivierung über diese Vorbelegung manuell erfassen zu müssen.
Die Felder Dynamisches Belegdatum und Belegdatum regeln das Belegdatum, welches im Archiv gespeichert wird.
Wird die Checkbox Bearbeitung abgeschlossen innerhalb der Vorlage nicht aktiviert, landet der Eintrag immer zunächst im Archivkorb und es können noch Änderungen/Erweiterungen über den Archiv-Eingang vorgenommen werden.

Anlegen eines neuen Einlesekorbes

In den Einstellungen Archiv des zu der Archiv-Quelle hinterlegten Einlesekorbs, während Sie im Feld Autom. Archivierung die Einstellung, wie die Dokumente verarbeitet werden sollen, aus folgenden Möglichkeiten:

1 zu 1 - aus jeder Datei aus der Archivquelle wird eine Archivmappe erstellt
X zu 1 - aus allen Dateien der Archivquelle wird eine Archivmappe erstellt
X zu 1/Barcode - aus allen Dateien mit gleichem Archiv-Barcode wird eine Archivmappe erstellt

Notwendige Berechtigungen für den hinterlegten Einlesekorb:

Demjenigen Mitarbeiter, bzw. dessen Login, der in der Auftrag-Zeitplandienst-Verwaltung unter 'Dateiarchivierung' hinterlegt wurde, muss die Berechtigung erteilt werden, den Einlesekorb, welcher der Archiv-Quelle hinterlegt ist, zu befüllen.
Diese Berechtigung vergeben Sie über die Einstellungen Archiv Register Einlesekorb und Anwahl [Berechtigung] über das Kontextmenü des entsprechenden Einlesekorbs. Hinterlegen Sie in der Tabelle Berechtigungen erteilen über das Feld Bediener/Gruppe das Benutzer-Login des zuvor genannten Mitarbeiters und geben diesem über die Checkbox das Recht, diesen Einlesekorb zu Befüllen.

Haben Sie in den Einlesekorb-Einstellungen im Feld Archivkorb für autom. Archivierung eine Mitarbeiternummer hinterlegt, soll durch die automatische Archivierung dessen Archivkorb befüllt werden. Demnach benötigt dieser Mitarbeiter, bzw. dessen Benutzer-Login, die Berechtigung, diesen Einlesekorb zu Verarbeiten.

Haben Sie in den Einlesekorb-Einstellungen im Feld Archivkorb für autom. Archivierung keine Mitarbeiternummer hinterlegt, erfolgt die Verarbeitung der Dokumente in den Archivkorb "Ohne Archivkorb". Demnach benötigt der Mitarbeiter, bzw. dessen Login, der in der Auftrag-Zeitplandienst-Verwaltung unter 'Dateiarchivierung' hinterlegt wurde, die Berechtigung, den Einlesekorb, welcher der Archivquelle hinterlegt ist, zu Befüllen und zu Verarbeiten.

In den Archiv-Konstanten eine neue Dateiquelle anlegen

Zu finden in Archiv-Recherche / Konstanten / Register Dateiquelle.

In diesem Beispiel wäre dies „C:\Users\xxxx\Desktop\ArchivName\“.

Ordnerstruktur analysieren lassen

Man hat nun die Möglichkeit, die oben eingepflegte Dateiquelle nochmals genauer analysieren zu lassen.
Um nicht, bspw. für jeden Kunden, eine eigene Datei-Quelle mit eigenem Einlesekorb anlegen zu müssen, kann der Inhalt einer Datei-Quelle, sprich die Dateien oder Unterordner darin, analysiert werden und durch eine vorgegebene Benennung der Ordner und/oder Dateien die Zuordnung einer Vorbelegung erreicht werden.
Hierzu öffnen Sie über die Einstellungen Archiv der Archiv-Recherche, Register Datei-Quellen und Anwahl des Kontextmenüs der gewünschten Datei-Quelle, die [Zusatzdaten].
Zunächst wählen Sie eine Vorbelegung über das Listenfeld VorbelName.
Im Feld AnalyseString haben Sie die Möglichkeit, über das Kontextmenü und Anwahl [Zusatzdaten], eine Übersicht über die AnalyseStrings zu erhalten.
Die Checkbox Ordner bestimmt, ob es sich hierbei um einen Dateiordner handelt (aktiviert) oder um einzelne Dateien (deaktiviert).
Die Checkbox Ordner löschen steuert, ob der Dateiordner nach erstmaliger Verarbeitung von Dateien aus diesem Ordner, gelöscht werden soll.
Hier stehen nur die Analyse-Strings zur Verfügung, welche unter den Zusatzdaten ersichtlich sind.

Beispiel zur Nutzbarkeit:
Sie möchten kundenweise archivieren und zwar mit unterschiedlichen Vorlagen für Bilder, Rechnungen, ...
Mögliche Einrichtung innerhalb der Einstellungen Archiv:

Somit werden alle Dateien im Ordner "C:\Users\xxxx\Desktop\ArchivName\00011028\Bilder" mit der Vorbelegung Bilder unter Kunde 00011028 archiviert.

Alle Dateien im Ordner "C:\Users\xxxx\Desktop\ArchivName\00011028\Rechnung" mit der Vorbelegung Rechnung unter Kunde 00011028 archiviert.

Einstellungen innerhalb des Auftrag-Zeitplan-Dienst

Innerhalb der Auftrag-Zeitplan-Verwaltung ist über das Listenfeld AuftragTyp der Auftrag Dateiarchivierung vorhanden und wird über die Checkbox ZeitplanAktiv aktiviert.
Des weiteren hinterlegen Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter für diesen AuftragTyp über die Eingabe einer Mitarbeiternummer (Feld MitarbNr).
Über das Listenfeld E-Mail bei steuern Sie, ob der hinterlegte Mitarbeiter per Email über die Aktivitäten dieses Auftrags informiert werden soll. In der Regel wird hier der Wert Fehler eingestellt, da eine Information nur bei einer fehlerhaften Ausführung erfolgen soll.