Archivierung per Drag&Drop sowie Copy&Paste / Änderung/Ergänzung/Nutzung von archivierten Dokumenten

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Die einfachste Art der Archivierung, ist die Archivierung per Drag&Drop oder Copy&Paste.
D.h. Dateien oder E-Mails können direkt aus dem Datei-Ablagesystem oder aus dem Email-Verwaltungsprogramm in den gewünschten Archivbereich innerhalb STREIT "gezogen" oder kopiert werden.

Voraussetzungen

Um die Archivierung per Drag&Drop vornehmen zu können müssen dem Anwender über die Passwort-Login-Verwaltung diverse Rechte zugeordnet werden. Zum einen muss die Berechtigung für die Ansicht der Archiv-Tabellen (Archiv-Grid) der unterschiedlichen Programmbereiche gewährt werden. Zum anderen benötigt der Anwender das Programmrecht zur Bedienung des Archiv-Eingang.

Diese Berechtigungen befinden sich innerhalb der Passwort-Login-Verwaltung des jeweiligen Anwender-Logins im Register Programmschutz → Bereich Kommunikation/CRM → Archiv.

Anleitung

Datei per Drag&Drop auf eine Archiv-Tabelle ziehen

Um ein oder mehrere Dokument(e) in eine Archiv-Tabelle zu ziehen, klicken Sie diese an und führen die Maus mit gedrückter Maustaste (Drag&Drop) auf die gewünschte Archiv-Tabelle des entsprechenden Programmteiles. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie die Archiv-Tabelle innerhalb eines Such- oder eines Verwaltungsrogrammes bedienen. Lassen Sie die Maustaste los, erscheint der Dialog Datei/Dokument einlesen bzw. Ziel-Einlesekorb wählen....

Gerade im Bereich Einkauf besteht der Bedarf, vom Lieferanten eingehende Belege (Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Bestellbestätigungen,...), auf komfortable Art und Weise schnellst möglich dem entsprechenden Vorgang archivtechnisch zuzuordnen. Hierzu steht Ihnen in den Belegarchiven des Bereichs Einkauf eine spezielle Drag&Drop-Fläche zur Verfügung.
Ziehen Sie das zu archivierende Dokument nicht direkt auf die Archiv-Tabelle, sondern bei der Einstellung "für Beleg" auf diese Fläche, bewirkt dies eine direkte Verschlagwortung und tiefe Archivierung zu diesem Vorgang. Die im folgenden beschriebene Verschlagwortung entfällt hierbei.

Datei per Copy&Paste in eine Archiv-Tabelle einfügen

Speziell für das Arbeiten auf verschiedenen Ebenen (Terminalserver / Remoteverbindung) gibt es die Möglichkeit per Copy&Paste zu archivieren. Hierzu nehmen Sie eine Datei mit der Tastenkombination "Strg + c" oder über das Kontextmenü "Kopieren" in den Zwischenspeicher. Durch die Anwahl "Strg + v" in der Archiv-Tabelle erscheint der Dialog Datei/Dokument einlesen bzw. Ziel-Einlesekorb wählen... und die Datei wird aus dem Zwischenspeicher eingefügt. Alternativ kann man im Kontextmenü die Funktion "Einlesen..." anwählen und in dem Dialog "Datei/Dokument einlesen" unter "Datei(en) per Drag&Drop" durch die Anwahl "Strg + v" Dokumente einlesen.

Dialog "Datei/Dokument einlesen"

Wahl des Einlesekorbs

Bei der ersten Nutzung der Drag&Drop-Archivierung oder des Programmes "Archiv-Eingang" durch einen Anwender, wird im Hintergrund automatisch ein sogenannter Einlesekorb angelegt. Dieser Einlesekorb wird als Standard-Einlesekorb bezeichnet und auch als solcher im Listenfeld Einlesekorb des Dialogs angezeigt.

Haben Sie zur verbesserten Archivierung weitere Einlesekörbe angelegt,angelegt, öffnet sich vor dem Dialog Datei/Dokument einlesen ein Dialog zur Auswahl des gewünschten Einlesekorbes.

Möglichkeiten der Voransicht

Innerhalb des Archiv-Eingang sehen Sie das zu archivierende Dokument bzw. die zu archivierende Dokumente. Per Doppelklick auf ein Dokument öffnet sich dieses in einem Zusatz-Dialog, welchen Sie in seiner Größe anpassen können und somit eine vergrößerte Ansicht des Dokuments erhalten.

Über das Kontextmenü der Voransicht stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

• Aktualisieren - Der Dialog wird aktualisiert
• Alle markieren - Alle Dokumente werden markiert
• Zusatzdaten - Die Vorschau des Dokumentes wird geöffnet (wenn es sich um ein in STREIT unterstütztes Dateiformat handelt LINK ZU EINTRAG!)handelt)
• Verschieben in Einlesekorb - Das Dokument kann in einen anderen Einlesekorb verschoben werden
• Auftrennen - Besteht ein Dokument aus mehreren Seiten, kann dies hierüber aufgetrennt werden.
  - Einzelseiten - Es wird für jede Seite ein einzelnes Dokument angelegt.
  - Barcode - Die Seiten des Dokumentes werden nach vorhandenen Barcodes analysiert. Wird ein Barcode erkannt, wird das Dokument ab dieser Seite aufgetrennt. 
  Durch die weitere Archivierung entsteht ein Archiveintrag innerhalb dessen die einzelnen Dokumente abgelegt sind und einzeln betrachtet werden können.
• Zusammenführen - Mehrere zuvor markierte Dokumente, mit jeweils evtl. mehreren Seiten, werden zu einem Dokument vereint. Durch die weitere Archivierung entsteht eine Archivmappe, innerhalb derer diese Seiten abgelegt sind und wiederum über die Archivmappe einzeln betrachtet werden können.
• Drehen - 90 / 180 / 270 Grad - Das Dokument wird wie ausgewählt gedreht
• Gerade richten - Das Dokument wird gerade gerichtet, wenn es schräg eingescannt wurde und das Dokument dies zulässt
• Löschen - Löschung des Dokuments aus der Voransicht, es soll keine Archivierung stattfinden
• Barcode-Erkennung - TEXT AUS EINTRAG EINLESEKÖRBE
• Dateinamensemantik-Erkennung - 
• EMail-Erkennung - 
• ZUGFeRD-Erkennung - 
• XRechnung-Erkennung - 
• Übernehmen (X zu 1) - Die markierten Dokumente werden zu einem Archiveintrag weiterverarbeitet 

Zu beachten ist, dass bei der Bestätigung über die Schaltfläche [OK] alle in dem Einlesekorb vorhandenen Dokumente zu einer Archivmappe zusammengefügt werden. Soll nur ein von Ihnen ausgewähltes Dokument archiviert und somit für dieses Dokument ein separater Archiveintrag gebildet werden, wählen Sie über das Kontextmenü des betroffenen Dokumentes die Funktion [Übernehmen (X zu 1)] an.

Verschlagwortung des Dokuments

Im nächsten Dialog Archivmappen Verschlagwortung erfolgt die Verschlagwortung/Zuordnung der zu archivierenden Dokumenten mit den Pflichtwerten (Absender und Erfasser) sowie den individuellen Werten, damit die Dokumente im Archiv leicht gefunden, unterschieden und selektiert werden können. 

Zunächst ordnen Sie dem Dokument über die entsprechenden Listenfelder eine Gruppe und einen Typ zu. Dies dient zum einen der Gruppierung Ihrer Archivdokumente, um in umfangreichen Archiven, nach diesen Merkmalen filtern zu können. Zum anderen dient dies der Vorbelegung der in der darunter liegenden Verschlagwortungstabelle vorgeschlagenen Werte.

Innerhalb der Verschlagwortungstabelle ordnen Sie dem Dokument entsprechende Werte, Belege oder Stammdaten zu. Werden Dateien/Dokumente direkt in ein Beleg-Archiv (Auftragsbearbeitung und Einkauf) eingelesen, während die Archiv-Anzeige auf der Anzeige für Beleg steht, werden automatisch Belegkopfdaten wie Belegnummer, der Stammdatensatz (Kunde oder Lieferant) und Zuordnungen wie Kostenträger oder Kostenstelle in die Verschlagwortungstabelle aufgenommen.

TIPP: Eine wichtige Eingabe stellt grundsätzlich das Feld Betreff dar, da dies vordergründig dem Betrachter des Archivs einen Hinweis auf den Inhalt des Archiv-Dokuments liefert. Der Betreff sollte demnach mit einer aussagekräftigen Bemerkung befüllt werden.

AbschlußAbschluss der Verschlagwortung und Speicherung des Dokuments

Nachdem Sie alle erforderlichen/gewünschten Verschlagwortungen erfasst haben, wird die Archivmappe mit dem Dokument / den Dokumenten über die Schaltfläche [Dokument/Datei endgültig archivieren] tiefenarchiviert. Möchten Sie die Archivmappe noch nicht tiefenarchivieren, haben Sie über die Schaltfläche [Verschlagwortung speichern] die Möglichkeit, Ihre Eingaben zwischen zu speichern. Der Dialog zur Verschlagwortung kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder, über das Kontextmenü der Archivmappe und Anwahl der Funktion [Verschlagworten], fortgesetzt werden. 
Bei der Anwahl [Verschlagwortung abbrechen] hat man die Auswahl wie oben beschrieben die Verschlagwortung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen - Auswahl "Nein". Oder mit "Ja" die Archivmappe zu löschen wenn sie noch den Status "vorläufig" hat, oder zu verdecken, wenn sie den Status "endgültig" hat.

Nachträgliche Änderung/Ergänzung der Verschlagwortung einer Archivmappe

Ist eine Archivmappe endgültig (tiefen)archiviert, kann diese nicht mehr gelöscht werden.
Über das Kontextmenü der Archivmappe und Anwahl [Verschlagworten], erfolgt bereits der Hinweis, dass die Verschlagwortung lediglich um weitere Zuordnungen ergänzt werden kann.
Lediglich die Werte der Verschlagwortungsfelder Betreff und Stichwort können auch bei endgültig archivierten Archivmappen geändert werden.
Eine weitere Zuordnung treffen Sie über die leere Erfassungszeile innerhalb der Verschlagwortungstabelle. 
Wiederum über die Schaltfläche [Dokument/Datei endgültig archivieren] schließen Sie Ihre Änderung/Ergänzung ab.

Um die kompletten Zuordnungen einer Archivmappe ändern zu können steht Ihnen über das Kontextmenü die Anwahl [Umhängen] zur Verfügung. Die Archivmappe wird kopiert und die Ursprungsmappe als verdeckt gekennzeichnet, was eine direkte Anzeige im Archiv verhindert.

Die Kopie der Mappe wird in einem sogenannten vorläufigen Status neu eingestellt.

TIPP: Aktualisieren sie die Archiv-Ansicht, um das neue, vorläufige Dokument zu sehen.

Wiederum über die Funktion [Verschlagworten], können dann sämtliche Zuordnung innerhalb der Archivmappe geändert werden.

Nutzung von Archivmappen

Verdecken von Archivdokumenten

Ist eine Archivmappe endgültig (tiefen)archiviert, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Soll eine Archivmappe vordergründig jedoch nicht mehr ersichtlich sein (bspw. da die Verschlagwortung falsch vorgenommen wurde), kann diese verdeckt werden.
Hierzu wählen Sie über das Kontextmenü der Archivmappe die [Archivmappen Ansicht] an.
Die sich öffnende Archivmappen-Ansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, die Archivmappe über die Checkbox Verdeckt, als solche zu kennzeichnen.
Da die Standard-Archivtabellenansicht verdeckte Dokumente von der Anzeige ausschließt bewirken Sie hierdurch ein "Verschwinden" der Archivmappe im Hintergrund, ohne diese zu löschen.

TIPP: Um sich die verdeckten Archivmappen wieder anzeigen zu lassen, aktiviert man im Kontextmenü der Archivtabelle unter Ansicht - "Verdeckte".  

Externes Öffnen oder Auslagern eines Archivdokuments

Nach Öffnung einer Archivmappe und Anwahl eines Dokuments , steht Ihnen über das Kontextmenü der Dokumentenansicht die Funktion [Extern öffnen] zur Verfügung. Das Dokument wird im extern dafür vorgesehenen Programm (Word, Excel, AdobeReader, ...) geöffnet.

Ebenfalls über das Kontextmenü und Anwahl der Funktion [Auslagern nach] öffnet sich der Windows-Explorer und Sie können das Dokument an einer beliebigen Stelle des Rechners oder Netzwerks speichern. Das Archivdokument wird hierdurch in STEIT nicht gelöscht. Auch nach externer Bearbeitung und Speicherung findet keine automatische Rückschreibung in die STREIT-Archivmappe statt.
Handelt es sich bei dem Dokument um ein in STREIT unterstütztes Format, wird es generell als .PDF Dokument ausgelagert.
Soll es im Originalformat (z.B. jpg) ausgelagert werden, muss man während des Auslagerungsvorganges die SHIFT-Taste gedrückt halten

Erneutes Verschlagworten eines bereits gespeicherten Dokuments

Soll ein bereits gespeichertes Archiv-Dokument nochmals verschlagwortet werden, kann dieses in der Archivmappen-Ansicht oder im Archivmappen Viewer über das Kontextmenü und Anwahl der Funktion [Kopieren in Einlesekorb] in einen solchen kopiert werden und steht somit für eine erneute Verschlagwortung über den Programmbereich Archiv-Eingang zur Verfügung.

Archivdokumente kennzeichnen

Nach Öffnung einer Archivmappe und Anwahl eines Dokuments, steht Ihnen über das Kontextmenü der Dokumentenansicht die Funktion [Haftnotiz] zur Verfügung. Nach Anwahl der Funktion gestallten Sie mit gedrückter Maustaste die Größe der Haftnotiz selbst. Nach der Anlage des Notizfeldes gelangen Sie über Doppelklick in die Editierung des selbigen.

Die Funktion [Text] bedienen Sie genau gleich. Der Unterschied liegt darin, der Text in roter Farbe und transparent (ohne Rand und Hintergrundfarbe) ist.

Des weiteren stehen Ihnen, ebenfalls über das Kontextmenü, verschiedenfarbige Textmarker (Gelb, Blau, Orange) zur Verfügung. Mit gedrückter Maustaste ziehen Sie über die zu markierenden Passagen Ihres Dokuments, um diese farblich zu kennzeichnen.

Über das Kontextmenü und die Funktionen [Pfeil] und [Strich], haben Sie die Möglichkeit, solche mit gedrückter Maustaste und Ziehen, in Ihrem Dokument einzufügen.

Um über den Touchscreen oder ein Grafik-Pad Anmerkungen auf Archiveinträge schreiben zu können, gibt es über das Kontextmenü die Funktion [Freihandzeichnen].

Nach Anwahl der Funktion [Stempel] über das Kontextmenü, öffnet sich ein Dialog zur Auswahl verschiedener StempelTexte. Nach Auswahl des Stempeltext und optionaler Eingabe eines ZusatzText bestätigen Sie den Dialog mit [OK]. Mit gedruckter Maustaste eröffnen Sie die Stempeldarstellung auf Ihrem Dokument. Es werden der StempelText, evtl. der ZusatzText und das Tagesdatum dargestellt.

Die Funktion [Freihandzeichnen] ermöglicht Ihnen frei Hand auf dem Dokument zu schreiben oder zu zeichnen.

Die vorgenannten Kennzeichnen können durch Anwahl und über die entf-Taste wieder gelöscht werden. Über das Kontextmenü der Kennzeichnung und Anwahl [Zusatzdaten] ist nachvollziehbar, welcher Anwender diese zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat.

Zur Archiv-Mappe zugehöriges Verwaltungsprogramm öffnen

Ist die Archiv-Mappe durch einen Vorgangsdruck in STREIT entstanden, haben Sie über das Kontextmenü und Anwahl [Beleg/Dokument Ansicht] die Möglichkeit, den zu der Archiv-Mappe gehörigen Vorgang in dem entsprechenden Verwaltungsprogramm zu öffnen (z.B. Öffnen der Rechnung in der Rechnung-Verwaltung, wenn es sich um einen Rechnungsbeleg handelt). 

Archiv-Mappen vor unerlaubtem Zugriff schützen/verbergen, Berechtigungen erteilen

Über das Kontextmenü und Anwahl [Berechtigung...] öffnet sich der entsprechende Dialog zur Berechtigungserteilung.

Lediglich Logins mit dem Zugangsstatus Administrator können diese Funktion anwählen. Sollen auch Logins mit Zugangsstatus "Hauptbenutzer" oder "Benutzer" dieses Recht erhalten, stehen in der Passwortverwaltung des entsprechenden Logins unter dem Register Programmschutz, die Felder „Zugriff auf Archiv-Berechtigungen individuell“ und „Zugriff auf Archiv-Berechtigungen“ zur Verfügung. Diese müssen innerhalb dieses Logins oder in einer dem Login zugeordneten Gruppe aktiviert sein.

In der Tabelle Berechtigungen erteilen hinterlegen Sie über das Feld Bediener/Gruppe die Benutzer-Logins oder Gruppen, welche mit entsprechenden Berechtigungen zur Nutzung der Archiv-Mappe ausgestattet werden sollen.
In der Tabelle Berechtigungen entziehen hinterlegen Sie über das Feld Bediener/Gruppe die Benutzer-Logins oder Gruppen, welchen entsprechende Berechtigungen zur Nutzung der Archiv-Mappe entzogen werden sollen.
In der Tabelle Effektive Berechtigungen erhalten Sie eine Gesamtübersicht aller Benutzer-Logins mit den jeweiligen Berechtigungen, welche sich aus den zuvor genannten Hinterlegungen ergeben. Wobei Sie auch hier die verschiedenen Berechtigungen aktivieren/deaktivieren können.

Grundsätzlich können Sie die Berechtigungen auch über die Eingabe des Begriffs JEDER benutzerübergreifend vergeben.

Die Checkboxen der BerechtigungsvergvergabeBerechtigungsvergabe und deren Erläuterungen sind im einzelnen:

• Berechtigung verwalten - Darf die Berechtigung der Archiv-Mappe durch den Benutzer verändert werden
• Sichten - Darf die Archiv-Mappe in der Archiv-Tabelle für den Benutzer angezeigt werden
• Darstellen - Darf die Archiv-Mappe durch den Benutzer geöffnet und der Inhalt angezeigt werden
• Exportieren - Dürfen die Dokumente der Archiv-Mappe durch den Benutzer auf die Festplatte exportiert werden
• Drucken - Dürfen die Dokumente der Archiv-Mappe durch den Benutzer gedruckt werden?
• Weiterleiten - Darf die Archiv-Mappe durch den Benutzer weitergeleitet werden
• Verschlagworten - Darf die Verschlagwortung der Archiv-Mappe durch den Benutzer nachträglich ergänzt werden
• Auschecken - Dürfen die Dokumente der Archiv-Mappe durch den Benutzer ausgecheckt werden

Archiv-Mappen weiterleiten

• [Weiterleiten...] - Das Archivdokument wird als PDF an einen internen oder externen Empfänger weitergeleitet.

Kalender-Termin oder Aufgabe zu einer Archiv-Mappe erstellen

• [Aufgabe erstellen...] - Eine Aufgabe zu dieser Archivmappe erstellen.
• [Termin erstellen...] - Erstellen eines Termins mit der Archivmappe im Anhang.

Löschzeitpunkt festlegen

Verfügen Sie über Administrationsberechtigungen, haben Sie die Möglichkeit, in der Archivmappen-Ansicht einer Archivmappe einen festen Löschzeitpunkt zu setzen.

Voraussetzung ist die Aktivierung des AuftragTyp [Archiv Löschfrist realisieren] innerhalb der Auftrag-Zeitplan-Verwaltung.

Zum gegebenenangegebenen Zeitpunkt wird die Archivmappe über den AuftragZeitplanDienst gelöscht.

Felderläuterung zur Archivmappen Verschlagwortung