Arbeitsaufträge erstellen und abrechnen

Hintergrund (Sinn und Zweck)

Der Arbeitsauftrag dient zur Erfassung von Kundendienstaufträgen, Störaufträgen oder sonstigen Rapport-Arbeiten. Arbeitsaufträge können entweder gedruckt und manuell bearbeitet oder auch an das mobile System STREIT®, zur externen digitalen Auftragsbearbeitung, ausgegeben werden. Werden Arbeitsaufträge über ein mobiles System bearbeitet, kommt eine weitere Auftragsart, der Arbeitsnachweis hinzu. 

Es werden an dieser Stelle nur die Funktionen beschrieben welche sich speziell auf den Arbeitsauftrag beziehen. Die Grundinformationen zur Belegerfassung und Positionsbearbeitung sind in den Anleitungen 'Neue Belege erfassen' und 'Positionserfassung' beschrieben.

Voraussetzungen

Um einem Arbeitsauftrag Monteure zuweisen und evtl. über den STREIT® Kalender eine Terminierung vornehmen zu können, benötigt der Sachbearbeiter des Auftrages die Gruppenkalender-Berechtigungen für die Monteure innerhalb seines Logins der Passwörter-Verwaltung. Hierbei wird grundsätzlich das Pooltermin Recht benötigt, um den Monteur generell zuweisen zu können und die Schutz-, Lesen Grund- und Schreiben-Grundrechte, um den Auftrag für den Monteur zu terminieren.

Anleitung

Erstellen eines Arbeitsauftrages

Ein Arbeitsauftrag erzeugen Sie, wie andere Belegarten auch, aus Vorgängerbelegen per Statuswechsel oder, unabhängig eines Vorgängerbeleges, direkt in der Arbeitsauftrag-Verwaltung.

Abweichend zu anderen Belegarten befinden sich in den Belegkopfdaten der Vormaske auftragsspezifische Felder zur Beschreibung und Terminierung des Auftrags.
Das Textfeld Störungsmeldung ist zur Beschreibung der durchzuführenden Arbeiten vorgesehen. 
Das Textfeld Arbeitsanweisung hingegen zur Hinterlegung der Anweisungen für den Monteur. Diese kann entweder frei erfasst oder über das Listenfeld abgerufen werden. Die im Listenfeld zur Verfügung stehenden Texte sind über die Konstanten-Verwaltung, Register Kalender frei verwaltbar.
Ist Ihnen bereits im Vorfeld klar, dass bestimmte Materialien zur Ausführung des Auftrages benötigt werden, so geben Sie diese in der Positionserfassung ein. Diese Materialien können zum einen mit ausgedruckt werden, werden aber auch in die mobile Auftragsbearbeitung STREIT® Mobil übergeben.

Terminierung eines Arbeitsauftrages

Nachdem Kunden- und Belegkopfdaten erfasst wurden und Sie die Eingaben gespeichert haben, aktiviert sich die Schaltfläche [Monteurplanung].
Nach Anwahl öffnet sich automatisch der STREIT® Gruppenkalender, über welchen die Terminierung stattfindet.
Innerhalb der Kalenderansicht wählen Sie an gewünschter Position über das Kontextmenü die Funktion [Neuer Arbeitsauftragstermin]. Es wird ein Termin platziert und über den unteren Rand des Terminfeldes ziehen Sie diesen mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Dauer. Eine Terminverschiebung nehmen Sie vor, indem Sie den Termin, über den linken Rand des Terminfeldes, im Drag&Drop-Verfahren ziehen. Um die Kalenderplanung abzuschließen, wählen Sie über die Menüzeile und Anwahl [Bearbeiten], bzw. über das entsprechende Symbol der Symbolzeile (roter Punkt), die Funktion [Arbeitsauftragstermin-Direkterfassung] an.
Der Gruppenkalender wird wieder geschlossen und der Arbeitsauftrag angezeigt. Der oder die Mitarbeiter werden in der Mitarbeiterzuordnung mit der entsprechenden Terminierung eingestellt.

Eine Terminierung der Aufträge bewirkt bei einer späteren mobilen Bearbeitung über STREIT® Mobil die Anzeige des Auftrags im Bereich Terminierte Aufträge.

Eine Änderung der Terminierung nehmen Sie entweder direkt im Kalender oder in der Mitarbeiterzuordnung vor. Für eine Löschung des Termins wählen Sie über das Kontextmenü und [Termin] →  [entfernen] oder löschen den Termin direkt im Kalender.

Auftragsterminierung Arbeitsauftrag - Vorschlag Dauer nach Arbeitszeitplan

Über das Feld Zeitvorgabe im Register Vormaske/Belegdaten, Bereich Termin legen Sie die Gesamtzeit fest, welche Sie für den Auftrag veranschlagen. Erfolgt eine Terminierung über den STREIT® Kalender wird das Tagespensum nach der Arbeitszeit aus dem Arbeitszeitplan für den gewählten Mitarbeiter berücksichtigt. Hierbei ist aus den vorgegebenen von/bis Arbeitszeiten das EndeArbeitszeit ausschlaggebend. Die Pausenregelungen werden bei der Terminierung nicht berücksichtigt. Die Terminierung erfolgt nicht automatisch über mehrere Tage verteilt. Der Termin muss für jeden Tag separat im Kalender eingestellt werden. Die Stunden werden gemäß Arbeitszeitplan Beginn/Ende eingestellt, bis alle verteilt sind!

Beispiel:

Das Terminende wird am 1. und 2. Tag anhand dem Ende der Arbeitszeit laut Arbeitszeitplan automatisch generiert. Die Ermittlung des Terminende des 3. Tages erfolgt anhand der Restzeit von 5 Stunden.

Kalenderübersicht nach Aufträgen (farbliche Kennzeichnung)

In der Vormaske,  Belegdaten, Bereich Termin bestimmen Sie über das Feld Auftragsfarbe und die zugehörige Schaltfläche die diesem Arbeitsauftrag zugeordnete Farbe. Diese Farbzuordnung wird bei Darstellung der Kalender-Termine relevant, wenn im STREIT® Kalender die Darstellung nach Baustellenfarben eingestellt ist. Alle Termine, welche mit Ihrem Arbeitsauftrag in Zusammenhang stehen, werden entsprechend farblich hinterlegt.

Übernahme der Ansprechpartner aus Kunden-Verbindungsdaten

Innerhalb des Arbeitsauftrages können Sie im Register Zusätzliche Adressdaten innerhalb der Vormaske Ansprechpartner, Sachbearbeiter, Hausmeister, Mieter, Eigentümer, etc., mit den Daten aus den Kunden-Verbindungsdaten vorbelegen. Diese Adressen können bei Bedarf zum einen auf den Rapport gedruckt werden. Zum anderen werden diese, bei mobiler Anwendung, zur Ansicht an STREIT® Mobil übertragen.

Verwendung von Arbeitswerten/Arbeitseinheiten 

Aufgrund der Lohnart wird die Erfassung der Werte in Stunden, Arbeitseinheiten oder Menge geregelt. Hiermit ist es möglich, dass der Mitarbeiter die Zeiten nach Stunden und/oder nach Arbeitseinheiten erfassen kann. D.h. es ist ein „Mischbetrieb" möglich. Aufträge aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen können entweder nach Stunden oder Arbeitseinheiten erfasst werden. Die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie der Beschreibung 'Arbeiten mit Arbeitswerten/Arbeitseinheiten'.

Erstellung von Arbeitsnachweisen

Der Belegstatus Arbeitsnachweis dient zur Weiterleitung von mobil erfassten Belegen an die Nachkalkulation. Ein auf einem mobilen System erfasster Beleg wird nach der Funktion "Erledigen" oder "Teilerledigen" über die Allgemeine Dateneinlagerung in den Status Arbeitsnachweis übertragen. Je nach Konstanteneinstellung erfolgt eine automatische Weiterleitung der Material-und Lohnpositionen an die Nachkalkulation.

Standardablauf:

• Erstellung eines Arbeitsauftrages

• Terminierung des Arbeitsauftrages im STREIT®-Kalender

• Übernahme des Arbeitsvorrats in das mobile System (Notebook/Tablet)

• Bearbeitung des Beleges auf dem mobilen System

• Erledigung oder Teilerledigung des mobilen Beleges

• Übertragung vom mobilen System in den Belegstatus "Arbeitsnachweis"

• Automatische Weiterleitung der Material- und Lohnpositionen in die Nachkalkulation

• Abrechnung der Arbeitsaufträge (Rechnungserstellung)

Ein Arbeitsnachweis wird üblicherweise, wie oben beschrieben, aus einem erledigten mobilen Beleg erzeugt. Zusätzlich besteht, in Abhängigkeit der Konstante FAKUebergNakaAA (=Übergabe an Naka mit Abrechnung über Arbeitsauftrag), die Möglichkeit, über die Belegweiterverarbeitung einen Arbeitsnachweis aus einem zuvor erfassten Arbeitsauftrag zu generieren. Die innerhalb des Arbeitsnachweises erfassten Positionen werden dadurch automatisch in die Nachkalkulation übergeben. Wurden für den Arbeitsauftrag Einkaufsdaten erfasst, können Sie diese im Arbeitsnachweis über die Funktion [Positionsdaten einlesen aus] -> [offener Materialbereitstellung/Nachkalkulation] auftragsbezogen übernehmen.

Arbeitsnachweise als versandrelevante Dokumente in Rechnung übernehmen

Bei der Abrechnung eines Arbeitsauftrags/Nachweises können Sie im Weiterleitungsdialog die Checkbox Abgerechnete Arbeitsnachweise als versandrelevante Dokumente in Rechnung übernehmen aktivieren. Dadurch werden die Arbeitsnachweise über die Büroklammer der Rechnung angehängt und beim Versand per Email mit der Rechnung exportiert.

(Bei nicht mobiler Bearbeitung muss der unterschriebene Arbeitsnachweis archiviert sein. Dieser kann somit exportiert und in die Dateianlage übergeben werden.)

Bearbeitung und Weiterverarbeitung von Arbeitsaufträgen zur Rechnung

Die Art der Bearbeitung und Abrechnung von Arbeitsaufträgen wird über die Einstellung des Konstantenschalters FAKUebergNakaAA der Konstanten-Verwaltung gesteuert. Grundsätzlich ist die Option Übergabe an Naka mit Abrechnung über Arbeitsauftrag zu wählen.

Zum einen kann dann eine Erfassung der abzurechnenden Positionen und die Weiterverarbeitung des Beleges entsprechend der Vorgehensweise, wie unter den Seiten 'Positionserfassung' und 'Belege weiterverarbeiten' beschrieben, vorgenommen werden.

Zum anderen und vor allem beim Einsatz der mobilen Auftragsbearbeitung STREIT® Mobil, besteht die Möglichkeit, sich die weitere Belegart Arbeitsnachweis zu Nutze zu machen. Es können pro Arbeitsauftrag mehrere Arbeitsnachweise erstellt werden, welche wiederum einzeln oder gemeinsam abgerechnet werden.

Arbeitsauftrag direkt abrechnen

In Abhängigkeit der Konstante FAKÜebergNakaAA (= Keine Übergabe an Naka und Abrechnung über Arbeitsauftrag) kann ein Arbeitsauftrag direkt abgerechnet werden. Allerdings erfolgt keine Übergabe der Daten an die Nachkalkulation. Diese Einstellung ist nur sinnvoll, wenn weder Mobil noch mit der Nachkalkulation gearbeitet wird. Wählen Sie hierzu im Arbeitsauftrag über die Menüzeile den Befehl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett weiterverarbeiten] an. Im Übergabedialog wird Ihnen bereits als Ziel-Belegstatus Rechnung vorgeschlagen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Ok] wird die Rechnung erstellt.

Arbeitsauftrag über Arbeitsnachweis abrechnen

Über die Belegweiterverarbeitung legen Sie einen Arbeitsnachweis an. Wählen Sie hierzu im Arbeitsauftrag über die Menüzeile den Befehl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett weiterverarbeiten] an. Im Übergabedialog wird Ihnen bereits als Neuer-Belegstatus Arbeitsnachweis vorgeschlagen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Weiterverarbeiten] wird der Arbeitsnachweis erstellt. Im Arbeitsnachweis erfassen Sie die anfallenden Stunden- und Materialpositionen. Diese werden automatisch in die Nachkalkulation übergeben, wenn die Konstante FAKUebergNakaAA mit Übergabe an die Nachkalkulation eingestellt ist. Im zugehörigen Arbeitsauftrag werden die Material- und Stundenpositionen der bezogenen Arbeitsnachweise über das Register Arbeitsnachweise angezeigt. Per Doppelklick auf eine der angezeigten Positionen gelangen Sie direkt in den entsprechenden Arbeitsnachweis.

Über die Menüzeile und Anwahl [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Abrechnung Arbeitsauftrag/Arbeitsnachweis] gelangen Sie in den Weiterleitungsdialog, in welchem im Bereich Arbeitsnachweise für die Abrechnung auswählen die erstellten Arbeitsnachweise zu diesem Arbeitsauftrag aufgeführt werden. Durch Markierung der abzurechnenden Arbeitsnachweise über die Checkbox Auswahl und Klick auf die Schaltfläche [Erstellen] wird die Rechnung erstellt. Die abgerechneten Arbeitsnachweise erhalten die Kennung Status gewechselt, der Arbeitsauftrag ebenfalls, wenn alle zugehörigen Arbeitsnachweise abgerechnet wurden. Werden nicht alle Arbeitsnachweise abgerechnet bleibt der Status im Arbeitsauftrag auf normal und kann somit erneut abgerechnet werden.

Ausgabe Arbeitsbeschreibung in Rechnung

Im Weiterleitungsdialog zur Rechnungsstellung steht Ihnen über eine Checkbox die Funktion Text aus Abrechnungsartikel/Stunden zur Verfügung. Ist die Checkbox aktiviert, wird der Text beim Abrechnungsartikel / den Stundenpositionen, mit eventueller Platzhaltersetzung,  in die Rechnung übergeben. Ist diese deaktiviert wird die Arbeitsbeschreibung der Stundenposition in den Kurztext der Rechnung eingestellt.

Arbeitsauftrag über Arbeitsnachweis abrechnen (mit Einsatz von STREIT® Mobil)

Die Vorgehensweise beim Einsatz der mobilen Auftragsbearbeitung STREIT® Moibl entspricht größtenteils der zuvor beschriebenen. Der Sachbearbeiter im Büro legt jedoch den Arbeitsnachweis nicht selbst an. Dies geschieht durch die Bearbeitung des Arbeitsauftrags am mobilen Gerät automatisch. Je nachdem, wie oft der Auftrag mobil teilerledigt wird und je nachdem, ob der Endkunde den Arbeitsnachweis unterschreibt oder nicht (mit Unterschrift wird bei nächster Bearbeitung ein neuer Nachweis erstellt), werden entsprechend Arbeitsnachweise gebildet, welche wieder einzeln oder gesammelt abgerechnet werden.

Arbeitsauftrag über Arbeitsnachweis mit Nachkalkulationsdaten/Materialbereitstellung abrechnen

Mit dieser Vorgehensweise können Sie bestehende Nachkalkulationsdaten in den Arbeitsnachweis übergeben und die Abrechnung über den Nachweis durchführen. Zur Übernahme kommen ausschließlich manuell und über die Zeiterfassung erfasste Stunden-Positionen (UrsprungsKz: manuell, Zerfa). Positionen, die bspw. über die mobile Lösung eingestellt werden, kommen aus dem über die mobile Lösung generierten Arbeitsnachweis und werden nicht übernommen. Beim Material erfolgt die Übernahme von manuell erfassten Positionen in der Nachkalkulation, bzw. über den Wareneingang oder über die  Materialausgabe eingestellte Positionen. Beim Einsatz der mobilen Lösung wird nur die Restmenge Verbrauch aus der Materialbereitstellung übernommen.

Den Arbeitsauftrag erstellen Sie wie gewohnt und erzeugen den Arbeitsnachweis über [Datei/Datensatz] → [Belegweiterverarbeitung] → [Beleg komplett weiterverarbeiten]. Im Übergabedialog aktuellen Beleg weiterleiten markieren Sie im Maskenbereich Optionen  über den Radio-Button eine der folgenden Einstellungen:

• keine Übernahme - diese Einstellung ist vorbelegt, wenn Sie nicht mit dieser Variante arbeiten möchten

• Selektierte Übernahme - bei dieser Auswahl müssen Sie anschl. eine oder alle nachfolgend beschriebenen Checkboxen markieren, erhalten jedoch einen Zwischendialog in welchem Sie die gewünschte Auswahl treffen können

• Automatische Übernahme - bei dieser Auswahl erfolgt die Übernahme automatisch, gemäß der Markierung einer oder aller nachfolgend beschriebenen Checkboxen

Über die nachfolgend aufgeführten Checkboxen wählen Sie aus was Sie übernehmen möchten:

• Übernahme offene Materialbereitstellung komplett - offene Materialbereitstellungen werden übernommen

• Übernahme NakaMaterial komplett - es wird nur das in der Nachkalkulation vorhandene Material in den Nachweis übernommen

• Übernahme NakaStunden komplett - es werden nur in der Nachkalkulation vorhandene Stunden in den Nachweis übernommen

Diese Auswahl ist kombinierbar, d.h. Sie können entweder eine oder mehrere, bzw. alle Checkboxen markieren. Bei der selektierten Übernahme öffnet sich der Dialog Übergabe aus offener Materialbereitstellung und Nachkalkulation... Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die zu übernehmenden Daten über die einzelnen Register wie gewünscht auszuwählen.

Hierbei ist zu beachten, dass, wenn bereits erstellte Nachweise gelöscht wurden, gleichzeitig auch die Nachkalkulationsdaten gelöscht werden, sofern es sich um manuell erfasste Daten in der Nachkalkulation handelt. Material aus Wareneingang/Rechnungseingang, sowie Stunden aus der Zeiterfassung werden nicht gelöscht.

TIPP:  Bei dieser Variante empfiehlt es sich im Weiterleitungsdialog die gewünschten Einstellungen über die Vorgabewerte vorzubelegen.

Erstellung von Teil- und Schussrechnungen zu Arbeitsaufträgen

Die Erstellung von Teil- und Schlussrechnungen zu Arbeitsaufträgen ist generellmöglich. möglich.Die Vorgehensweise entspricht der Beschreibung der Seite Belegweiterverarbeitung Erstellen einer Abschlags-/Schlussrechnung.

Wurden zu einem Arbeitsauftrag Arbeitsnachweise erstellt, werden die abrechenbaren Positionen aller noch offenen Arbeitsnachweise in die Schlussrechnung übernommen. Der Arbeitsauftrag und die entsprechenden Arbeitsnachweise werden abgeschlossen.

Wurden zu einem Arbeitsauftrag keine Arbeitsnachweise erstellt, findetwerden diebei Generierung der Schlussrechnung auf klassischem Weg statt, d.h. die Positionen des Arbeitsauftrags werden in die Schlussrechnung übergeben und der Arbeitsauftrag abgeschlossen.

TIPP: Erhalten Sie bei der Abrechnung des Arbeitsauftrags einen Hinweis: "Naka-Material für aktuellen Arbeitsnachweis über Feld <AbrechSperrKz> von Abrechnung gesperrt!" sind in den Arbeitsnachweisen Positionen vorhanden, welche mit einem Abrechnungssperrkennzeichen AbrechSperrKz versehen sind. Diese Sperrung erfolgt, wenn die Daten unvollständig erfasst sind. Z.B. kann bei diesem Hinweis der EK-Preis fehlen, welcher für Auswertungen zwingend hinterlegt sein muss. Erfassen Sie die fehlenden Daten innerhalb der Nachkalkulation und entfernen manuell das Häkchen in der Checkbox der Spalte AbrechSperrKz, damit Sie die Abrechnung wie gewohnt durchführen können.

Dateianlagen für die mobile Verwendung anhängen

Direkt im Arbeitsauftrag haben Sie die Möglichkeit Dateianlagen für die mobile Verwendung zur Verfügung zu stellen. Hierzu wählen Sie das Büroklammer-Symbol in der Symbolleiste an. Folgender Dialog öffnet sich:

Die Dateianlage kann entweder über das rot markierte Symbol oder per „Drag And Drop“ eingefügt werden.
Innerhalb der Spalte „Mobile Verwendung“ kann entschieden werden, ob die Dateianlage an das mobile Gerät übertragen werden soll. Bei der Übertragung stehen folgende Varianten zur Auswahl:

Belegzusammenführung, Sammelstatusänderung und Sammelbeleg für Abrechnung mobile Belege

Die Belegzusammenführung und Erstellung Sammelbeleg ist in Verbindung mit der Konstanteneinstellung FAKUebergNakaAA = Übergabe an Naka mit Abrechnung über Arbeitsauftrag ebenfalls möglich. Die Anwahl erfolgt in einem neuen Rechnungsbeleg über [Datei/Datensatz neu] -> [Belegweiterverarbeitung] mit Auswahl der betreffenden Funktion . Die zu den Arbeitsaufträgen zugehörigen Arbeitsnachweise werden mit diesen Vorgängen als erledigt gekennzeichnet. Die Auswahl erfolgt auf Arbeitsaufträge und somit nicht auf zugehörige Arbeitsnachweise. Bei ausgewählten Arbeitsaufträgen, welche den Auftragstatus nicht erledigt haben, öffnet sich bei Markierung in der Auswahlspalte ein Dialog über welchen der Auftragsstatus auf erledigt oder teilweise erledigt gestellt werden kann. Es wird bei der Auswahl der Arbeitsaufträge geprüft, ob Arbeitsnachweise vorhanden sind, die noch nicht an die Nachkalkulation übergeben wurden. Die Belegergenerierung der Rechnung wird entsprechend protokolliert.