An-/Abwesenheitsantrag -NEU- aktuell in Bearbeitung

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Der An-/Abwesenheitsantrag dient zur strukturierten Erfassung und Bearbeitung von An- und Abwesenheiten innerhalb des Unternehmens. Über den Antrag können Mitarbeiter beispielsweise Urlaub, Sonderurlaub, Ausgleichszeiten oder Schulungen beantragen bzw. relevante Abwesenheiten melden.

Der gesamte Vorgang wird dabei über einen definierten Prüfprozess gesteuert. Dieser legt fest, welche Mitarbeiter den Antrag prüfen und in welcher Reihenfolge die Genehmigung erfolgt. Nach der Antragstellung wird der Antrag entsprechend dem hinterlegten Prüfprozess an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und nach Abschluss aller erforderlichen Prüfungen vollständig genehmigt.

Prüfprozess-Verwaltung

Damit Mitarbeiter einen An-/Abwesenheitsantrag einreichen können, muss zunächst festgelegt werden, welche Mitarbeiter den Antrag in welcher Reihenfolge genehmigen müssen. Dies wird über einen sogenannten [Prüfprozess] gesteuert.

Prüfprozess anlegen

Die Verwaltung der Prüfprozesse finden Sie im Menü unter [Zeiterfassung] -> [An-/Abwesenheiten] -> [Prüfprozesse].

Beim Öffnen der Prüfprozess-Suche wird zunächst keine Ergebnisliste angezeigt. Lösen Sie die Suche mit Enter oder über [Ausführen] -> [Suche starten] aus. Anschließend wird eine Übersicht aller bereits angelegten Prüfprozesse angezeigt.

Um einen neuen Prüfprozess anzulegen, wählen Sie [Datei/Datensatz] -> [Neu] an.

Prüfprozessnummer vergeben

Zunächst wird eine Prüfprozessnummer benötigt. Die Nummerierung können Sie grundsätzlich frei wählen. Damit keine Nummer doppelt vergeben wird, prüfen Sie bitte vor der Anlage in der Prüfprozess-Suche, welche Nummer als Nächstes frei ist.

Bezeichnung erfassen

Anschließend vergeben Sie eine Bezeichnung für den Prüfprozess. Wählen Sie die Bezeichnung möglichst eindeutig und verständlich. Die Bezeichnung wird später auch dem Mitarbeiter angezeigt, wenn dieser einen An-/Abwesenheitsantrag erstellt.

Beispiele hierfür sind Urlaubsantrag, Krankmeldung, Sonderurlaub oder Dienstreise.

Anträge für andere Mitarbeiter erlauben

Soll ein Prüfprozess auch dafür verwendet werden, Anträge für andere Mitarbeiter zu erfassen, aktivieren Sie die Checkbox: "Abwesenheitsanträge dürfen auch für andere Mitarbeiter erfasst werden". Dies kann beispielsweise bei einer Krankmeldung sinnvoll sein, wenn ein Antrag stellvertretend für einen anderen Mitarbeiter erfasst werden soll.

Prüfablauf festlegen

Nachdem die grundlegenden Angaben erfasst wurden, wird unter „Prüfablauf festlegen“ die Reihenfolge der Genehmigungen definiert. Die hier hinterlegte Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prüfer den Antrag bearbeiten müssen.

Ein Beispiel hierfür wäre: Teamleitung -> Abteilungsleitung -> Personalabteilung

In der anschließenden Tabelle sind hierzu folgende Felder auszufüllen:

Auswahl	Bedeutung
Ablauf-Nr	Hier wird die Reihenfolge festgelegt, in der die einzelnen Aufgaben des Prüfprozesses abgearbeitet werden. Der Antrag wird beim Durchlaufen des Prüfprozesses entsprechend dieser Reihenfolge weitergeleitet. Tipp: Möchten Sie die Reihenfolge nachträglich ändern, können Sie das ganz einfach über die rechte Maustaste -> "Aufgabe-Nr ändern" machen
Aufgabe	Antrag prüfen: Der nachfolgend gewählte Mitarbeiter bekommt den Antrag zur Prüfung. Benachrichtigung bei Genehmigung: Der nachfolgend ausgewählte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, sobald der Antrag vollständig genehmigt wurde. Diese Aufgabe wird vom System automatisch an das Ende des Prüfablaufs gestellt, da die Benachrichtigung erst erfolgt, wenn alle zuvor definierten Prüfer den Antrag genehmigt haben.
Mitarbeiter-Nr	In diesem Feld wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter für Ihre zuvor festgelegte Aufgabe aus.
Name	Hier wird der Name des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt.
Zusätzliche Benachrichtigung	Keine Benachrichtigung: Der Prüfer wird nicht per E-Mail über neue Anträge informiert. Benachrichtigung per E-Mail: Der Prüfer wird per E-Mail über neu eingereichte Anträge informiert.

Zeitarten für den Prüfprozess festlegen

Im nächsten Schritt werden die Zeitarten festgelegt, die für den jeweiligen Prüfprozess verwendet werden dürfen. Dies ist wichtig, damit bei der Antragstellung nicht sämtliche im System vorhandenen Zeitarten zur Auswahl stehen.

Beispiel:

Für einen Prüfprozess „Urlaubsantrag“ können beispielsweise nur die Zeitarten Urlaub und Sonderurlaub hinterlegt werden. Bei der späteren Antragstellung stehen dem Mitarbeiter für diesen Prüfprozess dann nur diese zwei Zeitarten zur Verfügung.

Prüfprozess Mitarbeitern zuordnen

Nachdem der Prüfprozess vollständig eingerichtet wurde, muss festgelegt werden, welche Mitarbeiter diesen Prüfprozess verwenden dürfen. Hierfür können Sie direkt aus der Prüfprozess-Verwaltung die Funktion „Prüfprozess Mitarbeitern zuordnen“ aufrufen. Anschließend gelangen Sie in die Mitarbeiter-Suche. Wählen Sie dort den gewünschten Mitarbeiter aus. Beim Mitarbeiter wird der Prüfprozess anschließend unter: [Zeiterfassung] -> [An-/Abwesenheitsantrag] hinterlegt.

Für jeden Mitarbeiter muss außerdem ein Standard-Prüfprozess definiert werden. Der Standard-Prüfprozess ist der Prüfprozess, der bei der Erstellung eines neuen An-/Abwesenheitsantrags automatisch vorbelegt wird. Der Mitarbeiter kann – sofern ihm weitere Prüfprozesse zugeordnet wurden – bei Bedarf einen anderen verfügbaren Prüfprozess auswählen.

Antrag einreichen

Nach der Anlage des Prüfprozesses kann nun ein An-/Abwesenheitsantrag erstellt werden. Dies erfolgt in der STREIT unter dem Programmbereich [Antrag einreichen], den Sie im Menübaum unter [Zeiterfassung] -> [An-/Abwesenheitsantrag] finden.

Übersicht der Anträge

In der Übersicht werden alle Anträge angezeigt, die von Ihnen angelegt wurden. Standardmäßig werden die Anträge angezeigt, die im aktuellen Jahr angelegt wurden.

Die Anzeige können Sie über verschiedene Filter weiter eingrenzen, beispielsweise nach Antragsstatus, Prüfprozess oder weiteren Kriterien über den Dialog [Weitere]. So können Sie die Übersicht nach Ihren individuellen Anforderungen anpassen.

Neuen Antrag anlegen

Um einen neuen Antrag zu erstellen, wählen Sie [Neuer Antrag anlegen]. Daraufhin öffnet sich ein separates Fenster zur Erfassung des Antrags.

Bezeichnung

In der ersten Zeile können Sie eine Bezeichnung für den Antrag hinterlegen. Standardmäßig wird „Antrag vom Tagesdatum“ vorgeschlagen. Diese Bezeichnung können Sie jederzeit nach Ihren Wünschen ändern. Die Bezeichnung wird später sowohl in Ihrer Antragsübersicht als auch für die Prüfer des Antrags angezeigt.

Prüfprozess wählen

Anschließend wählen Sie den gewünschten Prüfprozess aus. Standardmäßig wird Ihnen zunächst Ihr hinterlegter Standard-Prüfprozess vorgeschlagen. Über das Auswahlfeld können Sie auch einen anderen Prüfprozess auswählen, sofern Ihnen weitere Prüfprozesse zugeordnet wurden.

Mitarbeiter auswählen

Wenn Sie den Antrag für eine andere Person erfassen möchten, können Sie im Feld "Mitarbeiter" den entsprechenden Mitarbeiter auswählen.

Wichtig: Die Auswahl des Mitarbeiters muss erfolgen, bevor Sie Zeiten erfassen. Sobald Zeiten im Antrag erfasst wurden, kann der Mitarbeiter nicht mehr geändert werden.

Wenn Sie den Antrag für sich selbst erfassen, sind Sie automatisch als Mitarbeiter vorbelegt.

Zeiten erfassen

Im nächsten Schritt können Sie die gewünschten An- oder Abwesenheitszeiten erfassen. Dies ist entweder für einzelne Tage oder über die Funktion „An-/Abwesenheit für Zeitraum generieren“ möglich. Die Darstellung entspricht dabei der bekannten Zeiterfassung in der STREIT.

Zunächst wählen Sie den gewünschten Tag und anschließend den Tageszeitraum aus. Je nach Anwendungsfall stehen Ihnen "Ganzer Tag", "Halber Tag" oder "Von-Bis-Uhrzeit" zur Verfügung. Über „Von-Bis-Uhrzeit“ können auch genaue Uhrzeiten erfasst werden. Dies kann beispielsweise bei einem Antrag auf Ausgleichszeit erforderlich sein.

Anschließend wählen Sie die gewünschte Zeitart aus. Hier stehen ausschließlich die Zeitarten zur Auswahl, die dem zuvor ausgewählten Prüfprozess zugeordnet wurden.

Kommentar hinterlegen

Bei Bedarf können Sie im Feld „Kommentar“ zusätzliche Informationen oder Hinweise für den Prüfer hinterlegen. Dies ~~können~~ist ~~Sie~~sowohl für einzelne ~~Stempelungen,~~Stempelungen ~~sowie~~als auch für den ~~kompletten~~gesamten Antrag ~~erfassen.~~möglich.

Informationsfelder

Über die entsprechenden Informationsfelder können Sie jederzeit einsehen, wie viele Urlaubstage oder Überstunden Ihnen aktuell zur Verfügung stehen.

Antrag speichern oder einreichen

Wenn Sie den Antrag zunächst nur für sich erfassen möchten, beispielsweise um einen Urlaub zu planen, ohne ihn direkt zur Prüfung einzureichen, können Sie den Dialog über „Speichern und Schließen“ beenden. Der Antrag wird dadurch als Entwurf gespeichert. Die beantragten Urlaubstage werden in den Urlaubs-Informationen unter „Geplant“ berücksichtigt und der Antrag wird in der Antragsübersicht mit dem Status „Entwurf“ angezeigt.

Hinweis: Ist bei Ihnen die Übergabe der Stempelungen an den Kalender aktiviert, wird der ~~Enwurf~~Entwurf im Kalender mit einem Fragezeichen dargestellt.

Möchten Sie den Antrag zu einem späteren Zeitpunkt endgültig einreichen, öffnen Sie den entsprechenden Entwurf erneut und wählen „Antrag einreichen“. Der Antrag erhält anschließend den Status „Eingereicht“ und wird entsprechend dem hinterlegten Prüfprozess an die zuständigen Prüfer weitergeleitet.

Verlauf und Genehmigung

Im Register [Verlauf] wird zunächst angezeigt, wann der Antrag von Ihnen erfasst wurde. Sobald der Antrag endgültig eingereicht wurde, wird der Verlauf um die weiteren Bearbeitungsschritte ergänzt. Hier können Sie den aktuellen Bearbeitungsstand des Antrags nachvollziehen und sehen, wann der Antrag eingereicht und welche Prüfschritte bereits durchgeführt wurden. Sobald alle im Prüfprozess hinterlegten Prüfer den Antrag bestätigt haben, ändert sich der Status des Antrags auf „Genehmigt“.

Hinweis: Der entsprechende Kalendereintrag wird anschließend ohne Fragezeichen dargestellt.

Antrag ändern oder löschen

Ob ein An-/Abwesenheitsantrag geändert oder gelöscht werden kann, hängt vom aktuellen Antragsstatus ab.

Status „Entwurf“

Bei einem Antrag im Status „Entwurf“ können Sie den Antrag jederzeit ändern oder löschen. Da der Prüfprozess zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausgelöst wurde, ist der Antrag bis zur Einreichung nur für Sie sichtbar.

Status „Eingereicht“

Ein Antrag mit dem Status „Eingereicht“ kann nur dann geändert werden, wenn einer der Prüfer den Antrag über „Zurück zur Korrektur“ an Sie zurücksendet. Sie können anschließend die gewünschten Änderungen vornehmen und den Antrag erneut einreichen. Ein direktes Löschen des Antrags ist in diesem Status nicht möglich.

Status „Genehmigt“

Sobald der Prüfprozess vollständig abgeschlossen und der Antrag genehmigt wurde, können im Antrag selbst keine Änderungen oder Löschungen mehr vorgenommen werden. Änderungen an der tatsächlichen ~~Zeiterfassung~~Stempelung können jedoch weiterhin manuell in der Zeiterfassung vorgenommen werden.