An-/Abwesenheitsantrag -NEU- aktuell in Bearbeitung

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An-/Abwesenheitsantrag

Der An-/Abwesenheitsantrag dient zur strukturierten Erfassung und Bearbeitung von An- und Abwesenheiten innerhalb des Unternehmens. Über den Antrag können Mitarbeiter beispielsweise Urlaub, Sonderurlaub, Ausgleichszeiten oder Schulungen beantragen bzw. relevante Abwesenheiten melden.

Der gesamte Vorgang wird dabei über einen definierten Prüfprozess gesteuert. Dieser legt fest, welche Mitarbeiter den Antrag prüfen und in welcher Reihenfolge die Genehmigung erfolgt. Nach der Antragstellung wird der Antrag entsprechend dem hinterlegten Prüfprozess an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und nach Abschluss aller erforderlichen Prüfungen vollständig genehmigt.

Prüfprozess-Verwaltung

Damit Mitarbeiter einen An-/Abwesenheitsantrag einreichen können, muss zunächst festgelegt werden, welche Mitarbeiter den Antrag in welcher Reihenfolge genehmigen müssen. Dies wird über einen sogenannten [Prüfprozess] gesteuert.

Prüfprozess anlegen

Die Verwaltung der Prüfprozesse finden Sie im Menü unter [Zeiterfassung] -> [An-/Abwesenheiten] -> [Prüfprozesse].

Beim Öffnen der Prüfprozess-Suche wird zunächst keine Ergebnisliste angezeigt. Lösen Sie die Suche mit Enter oder über [Ausführen] -> [Suche starten] aus. Anschließend wird eine Übersicht aller bereits angelegten Prüfprozesse angezeigt.

Um einen neuen Prüfprozess anzulegen, wählen Sie [Datei/Datensatz] -> [Neu] an.

Prüfprozessnummer vergeben

Zunächst wird eine Prüfprozessnummer benötigt. Die Nummerierung können Sie grundsätzlich frei wählen. Damit keine Nummer doppelt vergeben wird, prüfen Sie bitte vor der Anlage in der Prüfprozess-Suche, welche Nummer als Nächstes frei ist.

Bezeichnung erfassen

Anschließend vergeben Sie eine Bezeichnung für den Prüfprozess. Wählen Sie die Bezeichnung möglichst eindeutig und verständlich. Die Bezeichnung wird später auch dem Mitarbeiter angezeigt, wenn dieser einen An-/Abwesenheitsantrag erstellt.

Beispiele hierfür sind Urlaubsantrag, Krankmeldung, Sonderurlaub oder Dienstreise.

Anträge für andere Mitarbeiter erlauben

Soll ein Prüfprozess auch dafür verwendet werden, Anträge für andere Mitarbeiter zu erfassen, aktivieren Sie die Checkbox: "Abwesenheitsanträge dürfen auch für andere Mitarbeiter erfasst werden". Dies kann beispielsweise bei einer Krankmeldung sinnvoll sein, wenn ein Antrag stellvertretend für einen anderen Mitarbeiter erfasst werden soll.

Prüfablauf festlegen

Nachdem die grundlegenden Angaben erfasst wurden, wird unter „Prüfablauf festlegen“ die Reihenfolge der Genehmigungen definiert. Die hier hinterlegte Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prüfer den Antrag bearbeiten müssen.

Ein Beispiel hierfür wäre: Teamleitung -> Abteilungsleitung -> Personalabteilung

In der anschließenden Tabelle sind hierzu folgende Felder auszufüllen:

Auswahl	Bedeutung
Ablauf-Nr	Hier wird die Reihenfolge festgelegt, in der die einzelnen Aufgaben des Prüfprozesses abgearbeitet werden. Der Antrag wird beim Durchlaufen des Prüfprozesses entsprechend dieser Reihenfolge weitergeleitet. Tipp: Möchten Sie die Reihenfolge nachträglich ändern, können Sie das ganz einfach über die rechte Maustaste -> "Aufgabe-Nr ändern" machen
Aufgabe	Antrag prüfen: Der nachfolgend gewählte Mitarbeiter bekommt den Antrag zur Prüfung. Benachrichtigung bei Genehmigung: Der nachfolgend ausgewählte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, sobald der Antrag vollständig genehmigt wurde. Diese Aufgabe wird vom System automatisch an das Ende des Prüfablaufs gestellt, da die Benachrichtigung erst erfolgt, wenn alle zuvor definierten Prüfer den Antrag genehmigt haben.
Mitarbeiter-Nr	In diesem Feld wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter für Ihre zuvor festgelegte Aufgabe aus.
Name	Hier wird der Name des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt.
Zusätzliche Benachrichtigung	Keine Benachrichtigung: Der Prüfer wird nicht per E-Mail über neue Anträge informiert. Benachrichtigung per E-Mail: Der Prüfer wird per E-Mail über neu eingereichte Anträge informiert.

Zeitarten für den Prüfprozess festlegen

Im nächsten Schritt werden die Zeitarten festgelegt, die für den jeweiligen Prüfprozess verwendet werden dürfen. Dies ist wichtig, damit bei der Antragstellung nicht sämtliche im System vorhandenen Zeitarten zur Auswahl stehen. 

Beispiel:

Für einen Prüfprozess „Urlaubsantrag“ können beispielsweise nur die Zeitarten Urlaub und Sonderurlaub hinterlegt werden. Bei der späteren Antragstellung stehen dem Mitarbeiter für diesen Prüfprozess dann nur diese zwei Zeitarten zur Verfügung.

Prüfprozess Mitarbeitern zuordnen

Nachdem der Prüfprozess vollständig eingerichtet wurde, muss festgelegt werden, welche Mitarbeiter diesen Prüfprozess verwenden dürfen. Hierfür können Sie direkt aus der Prüfprozess-Verwaltung die Funktion „Prüfprozess Mitarbeitern zuordnen“ aufrufen. Anschließend gelangen Sie in die Mitarbeiter-Suche. Wählen Sie dort den gewünschten Mitarbeiter aus. Beim Mitarbeiter wird der Prüfprozess anschließend unter: [Zeiterfassung] -> [An-/Abwesenheitsantrag] hinterlegt.

Für jeden Mitarbeiter muss außerdem ein Standard-Prüfprozess definiert werden. Der Standard-Prüfprozess ist der Prüfprozess, der bei der Erstellung eines neuen An-/Abwesenheitsantrags automatisch vorbelegt wird. Der Mitarbeiter kann – sofern ihm weitere Prüfprozesse zugeordnet wurden – bei Bedarf einen anderen verfügbaren Prüfprozess auswählen.