Adressen-Verbindungsdaten

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Anleitung

Allgemeines

Die Adressen-Verbindungs-Verwaltung ist von der Ansicht sehr ähnlich wie die Stamm-Adress-Verwaltung.

Im Feld Verbindungs-Nummer geben Sie eine Verbindungsnummer an, unter der die Adress-Verbindung gespeichert wird. Damit können Sie auch die Reihenfolge der Anzeige im Adress-Stamm beeinflussen.

Erfassung von Anreden / postalischen Daten

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.
In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Kundeninformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.

Statuskennzeichen erfassen

Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung oder Anstellung beendet haben, sei es durch Insolvenz oder anderen Gründen, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.

Einstellungen

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.

Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

Branche

Im Feld Branche können Sie bestimmte spezifische Merkmale hinterlegen, nach denen Sie selektieren können. Ihnen stehen hier 16 Stellen zur Verfügung. Jede Stelle kann für sich eine eigene Bedeutung haben, die Sie individuell für Ihr Unternehmen festlegen. Diese dient im weiteren Programmverlauf als Selektionskriterium, bspw. innerhalb den jeweiligen Suchdialoge.
Es empfiehlt sich auch hier, den so genannten „Branchenschlüssel" zu verwenden. Geeignete Merkmale im Feld Branche garantieren Ihnen, dass ihr Ansprechpartner bzw. ihre Lieferanschrift beispielsweise den gewünschten Werbe- oder Weihnachtsbrief erhält. Ihnen stehen hier 16 Stellen zur Verfügung. Jede Stelle kann für sich eine eigene Bedeutung haben, die Sie individuell für Ihr Unternehmen festlegen.

Adressgruppe

Im Feld Adressgruppe ordnen Sie über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppen zu. Diese dient im weiteren Programmverlauf als Selektionskriterium, bspw. innerhalb von Suchdialogen. Die Anlage von Adressgruppen erfolgt über die Adressgruppen-Verwaltung.

Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln

Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

Adressstammdaten

Unter den Adressstammdaten werden Informationen zum Haupt-Adress-Stammsatz angezeigt. Sollten Sie die Verwaltung über die Adress-Verwaltung geöffnet haben, wird die Nummer direkt vorbelegt und die Adressdaten gezogen. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü öffnen, müssen Sie hier noch die entsprechende Adress-Nummer erfassen, um eine Zuordnung herzustellen.

Adressverbindungsdaten / Notiz

In diesem Bereich werden Ihnen nochmals die Adress-Verbindungs-Daten kompakt inkl. des Geburtsdatums angezeigt.

Außerdem steht Ihnen das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind.

Korrespondenz

Unter der Korrespondenz hinterlegen Sie interne Informationen, wie die Kommunikation / Korrespondenz mit der Verbindung von Statten gehen sollte. Diese haben keine Auswirkung, sondern lediglich Informationscharakter.

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Kunden entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien.

Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Briefe". Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

Aktivitäten

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen Kunden abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.