Adressen anlegen und verwalten

In diesem Bereich finden Sie alle Informationen rund um eine Adresse, d.h. hier können alle möglichen wichtigen Datensätze, die bspw. (noch) nicht als Kunde definiert werden können, angelegt werden. Dabei können Sie v.a. deren Stammdaten inkl. Ansprechpartner pflegen.

Neue Unterseite Adressen anlegen und verwaltenHintergrund

Hintergrund

Die Basis jedes Unternehmens ist eine vollständige und genaue Stammdatenerfassung bzw. Pflege. Sie sind Grundlage vieler Planungs- und Geschäftsprozesse. Egal ob z.B. Kunden-, Lieferanten oder Artikelstammdaten – diese müssen immer aktuell, vollständig und fehlerfrei sein. Nur dadurch kann ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet werden.
Diese Anleitung dient zur Beschreibung der Neuanlage und Pflege aller kunden-, lieferanten-, mitarbeiter-, verkäufer- und adressbezogenen Daten. Weiterhin werden auch Archivdaten zur Anzeige gebracht.

Anleitung

Öffnen der Adressen-Suche und -Verwaltung

Um einen neuen Kunden anzulegen, öffnen Sie zunächst die Kunden-Suche. Die Anwahl erfolgt über den Menübaum Programmordner [Stammdaten] → [Adressen] → [Adressen-Stammdaten]. Es öffnet sich der Programmbereich Adressen-Suche, in welchem Sie Ihre bestehenden Adressen suchen und öffnen können oder Sie öffnen über die Menüleiste durch Anwahl [Datei/Datensatz] → [Neu] die Adressen-Verwaltung zur Adressen-Neuanlage. Eine weitere Möglichkeit besteht an dieser Stelle über die Symbolleiste der Adressen-Suche durch Anwahl der Schaltfläche [Neuer Datensatz].
Die Adressen-Verwaltung wird als leere Maske geöffnet.

Neuerfassung/Änderung

Anschrift

Anschrift

Ermittlung der Adressennummer

Hier haben Sie die Möglichkeit die Adress-Nummer manuell einzugeben oder über [Datei/Datensatz] - [freie Adressnummer ermitteln] eine freie Nummer ermitteln zu lassen.

Über den sich öffnenden Dialog kann eine freie Adressnummer in Bezug auf einen bestimmten Buchstaben ermittelt werden. Wird diese Funktion bei jeder Neuanlage verwendet, ist es möglich, für jeden Anfangsbuchstaben des Nachnamens fortlaufende Adressnummern zu erhalten.

Folgende Dialog-Felder stehen zur Verfügung:

Über den Button [Auflisten] werden die für diesen Bereich freien Nummern angezeigt. Ebenso erfolgt eine automatische Anzeige der Vorgänger- und der Nachfolgernummer. Werden mehrere freie Nummern angezeigt, kann die gewünschte Nummer per Mausklick markiert werden. Ein Mausklick auf den Button [OK] führt zur Übernahme der markierten Nummer in die Adress-Verwaltung. Über den Button [Abbruch] kann dieser Dialog abgebrochen werden.

Erfassung von Anreden / postalische Daten

Die Zuordnung einer Anrede erfolgt über das gleichnamige Listenfeld. Sollte Ihre gewünschte Anrede nicht vorhanden sein, kann diese auch manuell erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, auch die Briefanrede und Briefname generell zu pflegen, um diese zukünftig z.B. zur Serienbrief-Generierung als Platzhalter für eine persönliche Ansprache nutzen zu können.
Möchten Sie dauerhaft (Brief)-Anreden anlegen, die Sie immer wieder abrufen können, steht Ihnen hierfür die separate Anreden-Verwaltung zur Verfügung.

In allen weiteren Feldern erfassen Sie alle verfügbaren Kundeninformationen, wie Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, etc.

Statuskennzeichen erfassen

Bei der Stammdaten-Neuanlage steht das Feld Status-Kennzeichen automatisch auf aktiv. Sollte sich eine Geschäftsbeziehung aus den verschiedensten Gründen beendet haben, so kann das entsprechende Status-Kennzeichen hier gesetzt werden. Die Zuordnung dient ausschließlich zu Selektionszwecken und bewirkt keine Sperrung des Stammdatensatzes.

Einstellungen

Einstellungen

Bemerkung und Notiz

Möchten Sie kurze, interne Informationen hinterlegen, nutzen Sie das Feld Bemerkung.
Zur Hinterlegung umfangreicherer Informationen steht Ihnen das Feld Notiz, als freies, unbegrenztes Texteingabefeld mit Formatierungsmöglichkeit zur Verfügung. Um eine Chronologie und Nachvollziehbarkeit der Notizen zu bewirken, wird in diesem Bereich häufig mit dem Zeitstempel gearbeitet - anwählbar über das Kontextmenü → [Sonstiges] → [Zeitstempel einfügen].

Wettbewerber zuordnen

Legen Sie Adressen von Wettbewerbern an, können Sie diese über die Checkbox Adresse ist ein Wettbewerber als solche kennzeichnen. In der Adressen-Suche können Sie anschl. über den Button [Weitere] gezielt nach diesen Wettbewerber-Adressen suchen, indem Sie die gleichnamige Checkbox aktivieren.
Über das Listenfeld Wettbewerber haben Sie die Möglichkeit Adressen einem Wettbewerber zuzuordnen. Somit ist leicht erkennbar mit welchem Konkurrenten Sie es zu tun haben. Sie können sich Adressen der jeweils zugeordneten Wettbewerber über die Adressen-Suche --> [Weitere] anzeigen lassen.

Geokoordinaten bei jeder Änderung neu ermitteln

Grundsätzlich können zu den jeweiligen Adressen die zugehörigen Geokoordinaten vom Programm ermittelt werden. Sobald Sie diese Checkbox aktivieren, werden jedes mal nach einer Adressänderung die Geo-Koordinaten direkt neu ermittelt. Ansonsten bleiben die bisherigen Koordinaten gespeichert.

Adresserfassung als nicht abgeschlossen markieren

Sind für eine Adresserfassung noch nicht alle relevanten Daten erfasst, kann die Adresse über die Checkbox Erfassung ist abgeschlossen entsprechend gekennzeichnet werden. Standardmäßig ist diese bei Neuerfassung aktiviert. Ist die Erfassung nicht abgeschlossen, muss diese Checkbox deaktiviert werden. Dadurch haben Sie über die Adressen-Suche --> [Weitere] die Möglichkeit, gezielt nach den noch nicht fertig erfassten Adressen zu suchen.

Ansprechpartner

Umfangreiche Kontaktdaten Ihrer Adressen legen Sie über das Register Ansprechpartner an. Für jeden Stammdatensatz können mehrere Ansprechpartner (Verbindungen) erfasst und verwaltet werden.
Unter Ansprechpartner werden alle Kontakte eines Stammsatzes verstanden, sowie alle Telefon-, Telefax- und sonstigen Verbindungen. Zur vereinfachten Suche können alle Verbindungen logisch, z.B. zu Adressgruppen, zusammengefasst werden.

Mit einem Doppelklick auf die freie Erfassungszeile öffnet sich die entsprechende Verwaltung. Sie können diese aber auch direkt über das Menü unter [Adressen] - [Verbindungen] anlegen.
Wenn Sie die Verwaltung direkt über die entsprechende Stammsatzverwaltung geöffnet haben, wird Ihnen direkt die entsprechende Stammsatznummer und zugehörigen Informationen (z.B. Adresse) angezeigt, für welchen der Ansprechpartnererfasst werden soll. Sollten Sie die Verwaltung über das Menü geöffnet haben, müssen Sie die gewünschte Stammnummer noch erfassen. Die angezeigten Daten dienen zu Ihrer Information. Im Feld Verbindungs-Nummer wird automatisch eine fortlaufende Nummer eingestellt. Die weiteren postalischen Felder entsprechen den Eingaben aus den Stammdaten. Im Feld Adressgruppe kann über das Listenfeld eine vordefinierte Adressgruppe, wie z.B. die Zuständigkeitsbereiche Einkauf, Buchhaltung oder Geschäftsführer, ausgewählt werden.

Die Speicherung eines Datensatzes erfolgt über die Tastenkombination STRG+S oder Klick mit der linken Maustaste auf das Diskettensymbol. Anschließend springen sie automatisch wieder in den Stammdatensatz zurück. Der erstellte Eintrag wird Ihnen in der Tabelle [Ansprechpartner] angezeigt.

Weitere Adressdaten

In diesen Register können Sie weitere postalische-, Transfer- und Zusatzdaten erfassen.
Geben Sie beispielweise bei den Transferdaten die Anschriftenart Postfachanschrift an, wird in der Vormaske der Belege zwar die Hausanschrift eingelesen, der Druck des Beleges wird aber entsprechend der Einstellung angepasst.

Dabei steht Ihnen auch das Listenfeld Sprache zur Verfügung. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Sprachen, welche in der Sprachen-Verwaltung angelegt sind. Bei ausländischen Stammdaten können somit die sprachenspezifischen Texte im Druck berücksichtigt werden. Sofern auch Fremdsprachentexte in der Artikel-Verwaltung mit der selben Sprachzuordnung vorhanden sind, werden die Artikeltexte ebenfalls in der ausgewählten Sprache gedruckt. Gleich verhält es sich mit dem Listenfeld Währung.

Weitere Felder wie Mailkennung und Infoweg stehen Ihnen als Zusatzinformationen und Selektionsfelder zur Verfügung.

Selektionskriterien

Über das Register Selektionskriterien können Sie diverse Selektionskriterien erfassen. Darauf aufbauend können Sie dann diverse Suchabfragen starten und somit gewisse Auswertungen machen.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass Sie Adressen entsprechenden Messen zuweisen (aufgrund örtlicher Nähe) und somit vor Beginn der Messe entsprechende Einladungen per Serienbrieffunktion versenden können. Wie solche Suchkriterien angelegt und verwaltet werden, finden Sie unter der Selektionskriterien-Verwaltung.

Möchten Sie nach den hinterlegten Selektionskriterien suchen, so müssen diese zuerst in der entsprechenden Suche in einer Firmenmaske parametrisiert/eingerichtet werden, da diese firmenindividuell angelegt wurden.
Bei der Parametrisierung werden nur Selektionskriterien angeboten, welche zuvor für diesen Selektionstyp erfasst worden sind.
Nun muss man in der entsprechenden Suche nur noch die gewünschte Werte auswählen und erneut auslösen. Die Ergebnisse haben dann alle angegebenen Merkmale hinterlegt. Es ist hierbei auch die Auswahl mehrere Kriterien gleichzeitig und das ausschließen von Merkmalen möglich.

Archiv

Im Archiv finden Sie alle Belege, Dokumente, Bilder etc. die auf den jeweiligen Stammsatz verschlagwortet wurden. Dabei stehen Ihnen zur Selektion bestimmte Eingrenzungsfavoriten zur Verfügung wie beispielsweise "Nur ausgehende Briefe".

Selbstverständlich können Sie unter dem Button Eingrenzungsfelder selbstständig eingrenzen oder sich auch eigene Favoriten nach Ihren Wünschen anlegen und speichern. Eine Fragmentsuche über alle Archivdokumente steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.

Weitere Informationen zum Archiv, bspw. wie Sie einzelne Archivdokumente bearbeiten können, finden Sie unter dem Bereich Digitales Archiv (DMS).

Telefonate

In der Telefonmanagement-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit ein- und ausgehende Telefonate oder anderweitige Notizen zu erfassen. Sobald Sie diese für einen Kunden abgespeichert haben, können Sie darüber eine nach Datum absteigende Auflistung im Register Telefonate einsehen. Per Doppelklick auf entsprechende Zeile springen Sie automatisch in die Verwaltung und können weitere Informationen hierzu nachlesen.

Termine / Aufgaben

In den adressorientierten Stammsätzen (Kunden, Lieferanten, Adressen) finden Sie um die Register [Termine] und [Aufgaben]. Die Anzeige richtet sich nach den STREIT-Kalendereinträgen.
Die Standard-Favoritenanzeige ist vor eingestellt für „Termine bis heute“ oder „Termine ab heute“.
Durch Markierung und Klick mit rechter Maustaste kann über die Funktion [Termin /Aufgabe in Kalender anzeigen] der Ursprungseintrag innerhalb der Kalenderverwaltung aufgerufen werden.
Offene Aufgaben, die sich auf Adressen (z.B. Kunden) beziehen, werden dann nur angezeigt, wenn innerhalb der Aufgaben-Erfassung die entsprechende Adresse zugeordnet wurde.